Preuve, conformité et données
Archivage à valeur probante
L’archivage à valeur probante conserve des documents électroniques de façon à pouvoir prouver, des années plus tard, qu’ils n’ont pas été modifiés depuis leur dépôt.
Il repose sur l’intégrité, l’horodatage des dépôts, la traçabilité de chaque opération et la pérennité des formats. En France, la norme NF Z42-013, dont l’équivalent international est l’ISO 14641, décrit les exigences d’un tel système. L’archivage n’ajoute pas de valeur à un document : il conserve celle qu’il avait.
Pourquoi c’est important pour le fax
Un rapport de transmission imprimé puis égaré ne prouve plus rien. Conserver le document envoyé et sa preuve d’envoi dans un système d’archivage fiable, ou au minimum ensemble et sans modification, est ce qui permet de s’en servir le jour d’un litige.