Prova, conformidade e dados
Arquivo com valor probatório
O arquivo com valor probatório conserva documentos eletrónicos de forma a poder provar, anos depois, que não foram alterados desde o seu depósito.
Assenta na integridade, na selagem temporal dos depósitos, na rastreabilidade de cada operação e na durabilidade dos formatos. Em França, a norma NF Z42-013, cujo equivalente internacional é a ISO 14641, descreve os requisitos de um sistema deste tipo. O arquivo não acrescenta valor a um documento: conserva o que ele tinha.
Porque é importante para o fax
Um relatório de transmissão impresso e depois perdido já não prova nada. Guardar o documento enviado e a sua prova de envio num sistema de arquivo fiável, ou pelo menos juntos e sem alterações, é o que permite usá-los no dia de um litígio.