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O fax

Comprovar o envio de um fax: que documentos reunir e como os guardar

O valor jurídico de um fax discute-se perante o juiz. A prova, essa, prepara-se antes: no dia do envio, com três documentos que quase sempre nos esquecemos de reunir.

Resposta breve

O envio de um fax comprova-se com três documentos guardados em conjunto: o documento tal como foi enviado, um registo datado da sua transmissão para o número do destinatário (relatório ou aviso de transmissão) e a prova de que esse número era o correto. Nenhum basta sozinho. O fax vale então, em geral, como princípio de prova, apreciado pelo juiz com o resto do processo.

Constituir a prova, em quatro passos

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    Fixar o documento enviado

    Guarde o PDF exato que transmitiu, sem o alterar depois. Se for a digitalização de um original assinado, guarde também o original em papel: o fax comprova a transmissão, o original o conteúdo.

  2. 2

    Obter um registo datado

    Neste site, o aviso de receção da transmissão em PDF (opção de 3,99 € IVA incluído, cobrada apenas se o fax for enviado) indica a data e a hora de Paris, o número marcado, o número de páginas e um número de aviso único. O e-mail de confirmação, gratuito, completa o registo sem o substituir.

  3. 3

    Provar que o número era o correto

    Faça uma captura datada da página do site oficial do destinatário, ou guarde a carta que indica o número de fax. Uma transmissão perfeita para um número errado não prova nada de útil.

  4. 4

    Arquivar tudo junto

    Uma pasta por envio, com a data e o destinatário no nome, contendo o documento, o aviso e a prova do número, em duas cópias em dois suportes diferentes. Guarde-a enquanto um litígio for possível: em França, o prazo geral de prescrição em matéria civil é de cinco anos.

Comprovar o envio não é comprovar a receção

O litígio incide quase sempre sobre a receção: «não recebi nada». Um relatório de transmissão prova que um aparelho atendeu no número marcado; um aviso de transmissão data o envio para esse número. Nenhum dos dois prova que uma pessoa leu o documento. Quando uma norma impõe carta registada, ou quando o que está em jogo é importante, duplique o fax com uma carta registada ou peça ao destinatário uma confirmação escrita: a resposta dele é a melhor prova de receção.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre relatório de transmissão e aviso de transmissão?
O relatório de transmissão é o registo técnico que um aparelho de fax produz no fim da chamada: hora, duração, páginas confirmadas pelo aparelho remoto. O aviso de receção da transmissão deste site é um documento PDF que atesta a transmissão do fax para o número indicado, com data e hora, remetente, destinatário, assunto, páginas e um número único. Ambos datam o envio; nenhum prova a leitura.
Uma captura de ecrã da página de confirmação basta?
É melhor do que nada, mas é o documento mais fácil de contestar: não tem número de aviso nem detalhes do envio, e altera-se facilmente. Prefira um PDF emitido pelo serviço, guardado tal como está, juntamente com o documento enviado.
Durante quanto tempo guardar a prova de um fax?
Enquanto um litígio for possível. Em França, em matéria civil, o prazo geral é de cinco anos a contar do dia em que se teve conhecimento dos factos; alguns domínios têm prazos próprios, mais curtos ou mais longos. Como os avisos são PDF, descarregue-os e arquive-os por sua conta, em vez de depender de uma ligação recebida por e-mail.

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