Il fax
Provare l'invio di un fax: quali documenti riunire e come conservarli
Il valore giuridico di un fax si discute davanti al giudice. La prova, invece, si prepara prima: il giorno dell'invio, con tre documenti che quasi sempre ci si dimentica di riunire.
Risposta breve
L'invio di un fax si prova con tre documenti conservati insieme: il documento così come è stato inviato, una traccia datata della sua trasmissione al numero del destinatario (rapporto o ricevuta di trasmissione) e la prova che quel numero era quello giusto. Nessuno basta da solo. Il fax vale allora, in genere, come principio di prova, valutato dal giudice insieme al resto del fascicolo.
Costruire la prova, in quattro passaggi
- 1
Fissare il documento inviato
Conserva il PDF esatto che hai trasmesso, senza ritoccarlo in seguito. Se è la scansione di un originale firmato, conserva anche l'originale cartaceo: il fax prova la trasmissione, l'originale il contenuto.
- 2
Ottenere una traccia datata
Su questo sito, la ricevuta di trasmissione PDF (opzione da 3,99 € IVA inclusa, addebitata solo se il fax parte) riporta data e ora di Parigi, il numero composto, il numero di pagine e un numero di ricevuta univoco. L'e-mail di conferma, gratuita, completa la traccia senza sostituirla.
- 3
Provare che il numero era giusto
Fai uno screenshot datato della pagina del sito ufficiale del destinatario, oppure conserva la lettera che indica il suo numero di fax. Una trasmissione perfetta verso un numero sbagliato non prova nulla di utile.
- 4
Archiviare tutto insieme
Una cartella per invio, con data e destinatario nel nome, contenente il documento, la ricevuta e la prova del numero, in due copie su due supporti diversi. Conservala finché è possibile una controversia: in Francia, in materia civile, il termine di prescrizione ordinario è di cinque anni.
Provare l'invio non è provare la ricezione
La controversia verte quasi sempre sulla ricezione: «non ho ricevuto nulla». Un rapporto di trasmissione dimostra che un apparecchio ha risposto al numero composto; una ricevuta di trasmissione data l'invio verso quel numero. Nessuno dei due prova che una persona abbia letto il documento. Quando una norma impone la raccomandata, o la posta in gioco è alta, affianca al fax una raccomandata oppure chiedi al destinatario una conferma scritta: la sua risposta è la migliore prova di ricezione.
Domande frequenti
- Che differenza c'è tra rapporto di trasmissione e ricevuta di trasmissione?
- Il rapporto di trasmissione è il resoconto tecnico che un apparecchio fax produce al termine della chiamata: ora, durata, pagine confermate dall'apparecchio remoto. La ricevuta di trasmissione di questo sito è un documento PDF che attesta la trasmissione del fax al numero inserito, con data e ora, mittente, destinatario, oggetto, pagine e un numero univoco. Entrambi datano l'invio; nessuno prova la lettura.
- Basta uno screenshot della pagina di conferma?
- È meglio di niente, ma è il documento più facile da contestare: non riporta né numero di ricevuta né dettagli dell'invio, e si modifica facilmente. Meglio un PDF emesso dal servizio, conservato così com'è, insieme al documento inviato.
- Per quanto tempo conservare la prova di un fax?
- Finché è possibile una controversia. In Francia, in materia civile, il termine ordinario è di cinque anni dal giorno in cui si è venuti a conoscenza dei fatti; alcuni ambiti hanno termini propri, più brevi o più lunghi. Poiché le ricevute sono PDF, scaricale e archiviale tu stesso invece di affidarti a un link ricevuto via e-mail.
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