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Das Fax

Ein mehrseitiges Dokument faxen: eine Akte, ein PDF, ein Versand

Eine Akte, die in mehreren Faxen verschickt wird, kommt in mehreren Teilen an – oft zu verschiedenen Zeiten und manchmal in verschiedenen Fächern. Der Empfänger aber erwartet eine Akte.

Kurze Antwort

Fassen Sie alle Unterlagen in einem einzigen PDF zusammen, in der Reihenfolge, in der der Empfänger sie lesen soll, mit einem Deckblatt vorneweg, das die Gesamtseitenzahl angibt. Das Formular akzeptiert ein PDF bis 100 MB, ohne Seitenbegrenzung. Ein Dokument ab zwei Seiten kostet 3,99 € inkl. MwSt., unabhängig von der Seitenzahl; ein einseitiges Fax bleibt kostenlos und unbegrenzt.

Die Akte vorbereiten, in vier Schritten

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    Unterlagen als PDF sammeln

    Exportieren Sie digitale Dokumente als PDF und scannen Sie Papierunterlagen mit einem Scanner oder der Scan-App eines Smartphones. Fotos, Screenshots und Word-Dateien müssen umgewandelt werden: Das Formular akzeptiert nur PDF.

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    Unterlagen ordnen

    In der Reihenfolge, die die Stelle verlangt, oder andernfalls: zuerst das Hauptschreiben oder -formular, dann die Nachweise in der Reihenfolge, in der sie dort genannt werden. Nummerieren Sie sie, wenn das Schreiben darauf verweist – „Anlage 3“ findet man, „der Nachweis“ nicht.

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    Deckblatt hinzufügen

    Am Anfang des PDFs: Empfänger, Absender, Betreff und Gesamtseitenzahl, Deckblatt eingeschlossen. Erst diese Zählung erlaubt dem Empfänger zu prüfen, ob alles angekommen ist.

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    Zusammenfügen und prüfen

    Fügen Sie alles mit einem Werkzeug Ihrer Wahl (Vorschau unter macOS, ein PDF-Editor) zu einer Datei zusammen und gehen Sie sie Seite für Seite durch: Ausrichtung, Lesbarkeit, keine vergessene Leerseite. Die Seitenzahl wird beim Versand aus der Datei gezählt.

Gezählt wird die Datei

Der Dienst liest die tatsächliche Seitenstruktur des PDFs: Jede Seite der Datei zählt, Deckblatt und Leerseiten eingeschlossen. Der Preis steht im Formular neben dem Dokumentfeld, die Zahlung wird beim Absenden angefordert und erst abgebucht, wenn Sie den Versand bestätigen. Ein Fax kommt in Schwarz-Weiß an: Ein kontrastarmes Dokument oder ein dunkles Foto kann unleserlich werden – prüfen Sie das vor dem Versand.

Häufige Fragen

Hängt der Preis von der Seitenzahl ab?
Nein. Ein Dokument ab zwei Seiten kostet 3,99 € inkl. MwSt., ob es zwei oder vierzig Seiten hat. Nur das einseitige Fax ist kostenlos, ohne Begrenzung der Anzahl. PDF-Empfangsbestätigungen sind eine eigene Option, ebenfalls für 3,99 € inkl. MwSt.
Warum nicht mehrere Faxe senden?
Weil sich eine zerteilte Akte schlecht wieder zusammensetzen lässt: Die Sendungen kommen einzeln an, ohne Verbindung zueinander, und ein einzelnes Dokument kann anderswo abgelegt werden oder verloren gehen. Ein einziger Versand mit einem Deckblatt, das die Gesamtzahl nennt, lässt den Empfänger prüfen, ob alles da ist – und Sie können belegen, was Sie in einem Zug gesendet haben.
Die Datei ist zu groß: Was tun?
Die Grenze liegt bei 100 MB, was für eine gescannte Akte weit ausreicht. Eine größere Datei stammt fast immer von Farbscans in sehr hoher Auflösung: Scannen Sie neu in Schwarz-Weiß oder Graustufen mit 200 oder 300 dpi, oder nutzen Sie die Optimierungsfunktion Ihres PDF-Editors. Da das Fax ohnehin in Schwarz-Weiß übertragen wird, geht nichts Sichtbares verloren.

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Das Formular passt auf eine Seite: eine PDF-Datei, ein Empfangsgerät und eine Rückadresse. Kein Konto, keine Karte: Einseitige Faxe sind kostenlos und unbegrenzt.

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Siehe auch

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