Commission de conciliation : faxer un litige de loyer

Réponse courte : la commission départementale de conciliation (CDC) est une instance gratuite, installée dans chaque département auprès des services de l'État (le plus souvent la DDETS, parfois la DDT(M) ou directement la préfecture), qui tente de régler à l'amiable les litiges entre bailleur et locataire : montant du loyer en renouvellement, charges locatives, état des lieux, dépôt de garantie non restitué, réparations, décence du logement. On la saisit par un courrier de saisine signé accompagné de pièces : bail, état des lieux, décompte, quittances, courriers échangés. Beaucoup de secrétariats acceptent encore une transmission par télécopie lorsqu'un délai court — typiquement les deux mois pour contester une proposition de nouveau loyer, ou la saisine préalable obligatoire avant le juge dans certains litiges de loyer. Mais le fax ne sert qu'à gagner la date : envoyez le même dossier en lettre recommandée le jour même, et conservez le rapport d'émission, c'est lui qui atteste l'heure de transmission.

Ce qu'est — et ce que n'est pas — la commission de conciliation

La CDC est prévue par l'article 20 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 et par le décret n° 2001-653. Elle est composée à parité de représentants des bailleurs et de représentants des locataires (organisations siégeant à la Commission nationale de concertation). Elle siège au chef-lieu du département, son secrétariat est assuré par un service de l'État, et sa saisine est gratuite : ni timbre fiscal, ni avocat, ni honoraires.

Ce qu'elle fait :

• elle convoque les deux parties à une séance (en général dans un délai de deux mois après saisine complète) ;
• elle tente de rapprocher les positions et rend soit un document de conciliation signé par les parties, soit un avis quand aucun accord n'est trouvé ;
• cet avis, non contraignant, est transmis au juge si le litige continue — et un juge lit toujours avec attention qui a fait un effort et qui ne s'est pas présenté.

Ce qu'elle ne fait pas :

• elle ne condamne pas et ne délivre aucun titre exécutoire ;
• elle ne traite pas les impayés de loyer comme tels (là, c'est le juge des contentieux de la protection, après commandement) ;
• elle n'intervient pas sur les baux commerciaux, professionnels, ni sur les meublés de tourisme.

Son périmètre exact est large mais fermé. Le réflexe utile : vérifier que votre litige entre dans la liste avant d'engager des frais d'envoi, sinon la saisine sera classée sans suite.

Les délais qui commandent tout

Les deux dates à retenir ne concernent pas la commission elle-même, mais ce qui l'entoure.

Le renouvellement de bail. Le bailleur qui veut réévaluer un loyer sous-évalué doit vous notifier sa proposition au moins six mois avant la fin du bail. À partir de cette notification, le désaccord doit être porté devant la CDC au plus tard quatre mois avant le terme du bail. Si personne ne saisit la commission dans ce délai, le bail se renouvelle au loyer antérieur. C'est le délai le plus souvent perdu : il se compte en mois mais il tombe sans rappel.

Le dépôt de garantie. Le bailleur disposait d'un mois après la remise des clés pour le restituer si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois en cas de différences. Passé ce terme, il est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé. La CDC est l'étape intermédiaire idéale avant le juge, mais rien ne vous interdit de la saisir dès le deuxième mois révolu.

Le complément de loyer. En zone d'encadrement, le locataire a trois mois à compter de la signature du bail pour contester un complément de loyer, et la saisine de la commission est obligatoire.

Dans ces trois cas, ce n'est pas la date d'examen qui compte, c'est la date à laquelle le secrétariat reçoit votre saisine. D'où l'intérêt du fax quand il ne reste que quelques heures : il horodate l'arrivée page par page, là où un courrier posté un vendredi soir n'arrive que le mardi.

Trouver le bon numéro de fax du secrétariat

C'est l'étape où la plupart des saisines partent au mauvais endroit. Il n'existe pas de numéro national : chaque département a son secrétariat, rattaché à des services dont le nom a changé plusieurs fois (DDCS, DDCSPP, puis DDETS depuis 2021, DDT(M) dans certains départements, voire directement la préfecture ou la DRIHL en Île-de-France).

Les seules sources à utiliser :

• le site de la préfecture de votre département (…​.gouv.fr), rubrique logement, où figure le plus souvent un formulaire de saisine téléchargeable avec l'adresse et le numéro de télécopie ;
• la notification du bailleur elle-même : quand la proposition de nouveau loyer est régulière, elle mentionne la commission compétente ;
• l'annuaire des numéros officiels que nous maintenons, consultable depuis notre annuaire de numéros de fax administratifs.

Avant d'envoyer, appliquez la méthode décrite dans notre guide pour trouver et vérifier le numéro de fax d'une administration : deux sources officielles concordantes, format à dix chiffres sans indicatif international, aucune extension. Un numéro de fax de secrétariat de CDC qui traîne sur un forum a de très fortes chances d'avoir été supprimé avec la ligne analogique qui le portait.

Un détail pratique : beaucoup de secrétariats privilégient aujourd'hui le courriel ou un téléservice. Quand le site officiel indique une adresse électronique et un fax, envoyez par les deux canaux. Le coût est nul, la redondance vous protège.

Le dossier de saisine, pièce par pièce

Une saisine incomplète n'est pas rejetée : elle dort, le temps que le secrétariat vous réclame les pièces manquantes — et pendant ce temps, le délai de quatre mois continue de courir. Préparez donc tout d'un coup.

Le courrier de saisine

Une page, pas deux. Il doit contenir :

1. vos coordonnées complètes (nom, adresse, téléphone, courriel) et celles de l'autre partie — sans l'adresse du bailleur, la commission ne peut pas convoquer ;
2. l'adresse exacte du logement concerné ;
3. l'objet du litige en une phrase : « contestation du nouveau loyer proposé le 12 mars 2026 », « non-restitution du dépôt de garantie de 850 € » ;
4. ce que vous demandez chiffré ;
5. la date et votre signature manuscrite — une saisine non signée est irrecevable, même transmise par fax.

Si votre département publie un formulaire type, utilisez-le : le secrétariat le traite plus vite.

Les pièces jointes

• le bail (toutes les pages, y compris les annexes et le diagnostic de performance énergétique) ;
• les états des lieux d'entrée et de sortie ;
• la notification du bailleur avec sa date de réception ;
• les quittances ou relevés de paiement des douze derniers mois ;
• le décompte de charges contesté et les justificatifs reçus ;
• les courriers échangés, en particulier la mise en demeure et son accusé de réception ;
• les photos et devis en cas de litige sur des travaux ou des dégradations.

Pour les photos, c'est là que le fax montre sa limite : une image en niveaux de gris compressée ne prouve pas une tache d'humidité. Scannez-les proprement — un scanner à plat compact donne un rendu nettement plus lisible qu'une photo de smartphone prise de biais — et réservez-les à l'envoi recommandé et à la séance. Si vous devez malgré tout les faxer, augmentez le contraste et légendez chaque cliché (« salle de bain, mur nord, 14/09/2026 »).

Les six mentions obligatoires de la page de garde et la façon de numéroter les pages sont détaillées dans notre modèle de page de garde de fax. Pour une saisine, ajoutez systématiquement « Saisine CDC — [adresse du logement] — page X/Y » en pied de chaque feuille : les dossiers sont manipulés en papier et les pages se désolidarisent.

Envoyer, prouver, suivre

Avant l'envoi

Un dossier de saisine fait vite 25 à 40 pages. Quelques précautions évitent les mauvaises surprises :

• assemblez tout en un seul PDF, dans l'ordre annoncé dans le courrier. Notre outil d'assemblage de dossier PDF fait ça sans installer de logiciel ;
• vérifiez la lisibilité en noir et blanc : un surligneur jaune devient un voile gris, une signature au stylo bleu clair disparaît. Signez au stylo noir à pointe large, ou passez par un stylo roller à encre noire indélébile dont le tracé résiste à la numérisation ;
• ne dépassez pas 50 pages par envoi : au-delà, scindez en deux télécopies numérotées (« envoi 1/2 », « envoi 2/2 ») et annoncez-le sur chaque page de garde.

L'envoi

Depuis un ordinateur ou un téléphone, un service de fax en ligne suffit : vous déposez le PDF, vous saisissez le numéro français du secrétariat, et vous recevez un rapport d'émission. Notre formulaire d'envoi de fax accepte les numéros français à dix chiffres. Si vous préférez passer par votre opérateur, l'état réel de l'offre chez chacun est détaillé dans notre comparatif fax avec sa box Free, Orange, SFR ou Bouygues.

Évitez les heures creuses de fin de journée : un secrétariat départemental n'a souvent qu'une seule ligne de télécopie, saturée entre 16 h et 18 h. Un envoi lancé en fin de matinée a plus de chances d'aboutir du premier coup.

La preuve

Trois éléments à conserver ensemble, dans un même dossier :

• le rapport d'émission mentionnant le numéro appelé, la date, l'heure, le nombre de pages et le statut « OK » ;
• le PDF exact qui a été transmis — pas une version retravaillée après coup ;
• l'avis de réception du recommandé doublon.

Pour les litiges locatifs, visez une conservation de cinq ans après la fin du bail : c'est le délai de prescription des actions relatives au bail d'habitation (article 7-1 de la loi de 1989 pour les actions en révision du loyer, trois ans ; cinq ans pour les actions en paiement). Un simple dossier suspendu étiqueté par logement, ou une pochette d'archivage à soufflet, suffit à tenir une chronologie exploitable. Nos recommandations détaillées figurent dans archiver ses accusés de fax.

Le suivi

Comptez une à deux semaines pour un accusé de réception du secrétariat, puis une convocation sous un à deux mois. Si rien n'arrive au bout de trois semaines, rappelez par téléphone en citant la date et l'heure de votre télécopie — le rapport d'émission vous permet de le faire avec précision, ce qui change tout dans la conversation.

À la séance, vous pouvez être assisté ou représenté par un mandataire (association de locataires agréée, organisation de bailleurs, proche muni d'un pouvoir écrit). Venez avec un jeu papier complet du dossier, agrafé et paginé : la commission travaille sur table. Un guide pratique à jour sur les rapports locatifs — du type de ceux publiés chaque année par les associations de consommateurs — aide à formuler des demandes chiffrées plutôt que des reproches, ce qui est exactement ce que la commission sait traiter.

Questions fréquentes

La commission de conciliation accepte-t-elle vraiment une saisine par fax ?

Rien dans la loi de 1989 n'impose la lettre recommandée pour saisir la CDC : le texte parle de saisine, pas de forme. En pratique, les secrétariats enregistrent ce qui leur arrive de manière identifiable et signée, fax inclus. Mais certains départements affichent explicitement « saisine par courrier ou par courriel uniquement ». La règle de prudence est invariable : fax pour la date, recommandé pour le dossier.

Faut-il avoir écrit au bailleur avant de saisir la commission ?

Ce n'est pas une condition de recevabilité, mais c'est décisif sur le fond. Une mise en demeure préalable, envoyée en recommandé ou par télécopie avec rapport d'émission, montre que vous avez cherché l'accord. Sans elle, la commission se retrouve devant un désaccord non formalisé et perd une séance à le reconstituer.

Que vaut l'avis rendu si l'autre partie ne vient pas ?

L'avis n'oblige personne, mais l'absence est notée. Devant le juge des contentieux de la protection, un avis constatant que la partie convoquée ne s'est pas présentée, alors que vous aviez produit un dossier complet, pèse réellement dans l'appréciation de la bonne foi.

La saisine interrompt-elle les délais de prescription ?

La saisine d'une commission de conciliation suspend le délai de prescription pendant la procédure, conformément au régime de la médiation et de la conciliation conventionnelles (article 2238 du code civil). Mais ne construisez pas votre stratégie sur ce point : saisissez tôt, c'est plus sûr que de compter sur une suspension.

Et si mon département n'a pas de numéro de fax pour la CDC ?

C'est de plus en plus fréquent. Dans ce cas, utilisez l'adresse électronique officielle du secrétariat et doublez d'un recommandé. N'inventez pas un numéro trouvé ailleurs : une télécopie partie vers une ligne réattribuée est à la fois une saisine perdue et une communication de données personnelles à un tiers inconnu.

Peut-on saisir la commission pour un logement meublé ?

Oui, dès lors qu'il s'agit d'une résidence principale relevant du titre I bis de la loi de 1989. Les meublés touristiques et les locations saisonnières, en revanche, sortent du périmètre.

En résumé

• La commission départementale de conciliation est gratuite, paritaire, départementale, et compétente sur le loyer de renouvellement, les charges, l'état des lieux, les travaux, la décence et le dépôt de garantie.
• Deux délais commandent tout : quatre mois avant le terme du bail pour un désaccord sur le nouveau loyer, un à deux mois après la remise des clés pour le dépôt de garantie.
• Le numéro de télécopie se vérifie sur le site de la préfecture du département ou dans un annuaire officiel — jamais sur un forum.
• La saisine doit être signée, chiffrée, et accompagnée du bail, des états des lieux, du décompte contesté et des courriers échangés.
• Le fax sert à gagner la date ; le recommandé transporte le dossier. Conservez ensemble rapport d'émission, PDF transmis et avis de réception.
• Les photos et documents en couleur se transmettent mal par télécopie : réservez-les à l'envoi papier et à la séance.