Fax, notarías y contratación pública: fechar una presentación

Respuesta corta: tanto en un contrato público como en una operación notarial, lo que hace perder un expediente casi nunca es su contenido, sino la hora a la que ha llegado. Desde 2018, toda oferta a un contrato público que supere el umbral de 40 000 € sin IVA debe presentarse en el perfil del contratante, y un fax no sustituye a la plataforma: el artículo R. 2132-7 del Código de la contratación pública francés impone la vía electrónica, y una oferta enviada por fax es, en principio, irregular. En cambio, el fax sigue siendo tremendamente útil alrededor de la presentación: solicitud de aclaraciones antes de la fecha límite, comunicación de una incidencia de la plataforma con constancia horaria, notificación de una reclamación económica, requerimiento o intimación dirigida a un notario, purga del plazo de desistimiento, respuesta a una declaración de intención de enajenar sujeta a tanteo. Su fuerza reside en un único elemento: el informe de transmisión, que recoge el número marcado, la fecha, la hora, la duración y el número de páginas efectivamente recibidas por el aparato remoto. Otra cosa es saber qué prueba —y qué no prueba.

Lo que el fax prueba y lo que no prueba

Conviene establecer esta distinción desde el principio, porque todo lo demás se deriva de ella.

Un informe de transmisión de fax acredita que ha tenido lugar una comunicación, en una fecha y hora determinadas, con un equipo localizable en el número marcado, y que n páginas fueron negociadas y confirmadas por el receptor según el protocolo T.30 de la UIT. Es un hecho técnico, verificable, generado por una máquina que no tenía ningún interés en el asunto.

Lo que no acredita, en cambio:

• que el contenido recibido sea idéntico al contenido enviado: el informe cuenta páginas, no certifica su texto;
• que una persona física haya tomado conocimiento de él;
• que el número marcado sea realmente el del destinatario alegado, si no se prueba por otros medios.

El Derecho francés lo zanjó hace tiempo: el fax es un principio de prueba por escrito en el sentido del artículo 1362 del Código Civil, corroborable con otros elementos, y no un acto con firma electrónica en el sentido del artículo 1367. La Cour de cassation lo ha admitido en numerosas ocasiones como medio de prueba admisible entre comerciantes, con plena aplicación de la libertad probatoria del artículo L. 110-3 del Código de Comercio. Ante el juez de lo contencioso-administrativo el razonamiento es similar: el fax es admisible como elemento de hecho, pero no basta por sí solo para dar validez a una candidatura presentada fuera del canal obligatorio.

De ahí una regla operativa sencilla: el fax fecha, no certifica. Es mucho, pero no lo es todo. Ya desarrollamos esta lógica en nuestro artículo sobre el valor probatorio del fax ante un juez, y sigue siendo la base de todo lo que viene a continuación.

Contratación pública: el fax no es un canal de presentación

Repasemos los textos, porque la confusión sale cara.

El artículo R. 2132-7 del Código de la contratación pública exige, para los contratos cuyo valor estimado sea igual o superior a 40 000 € sin IVA, la transmisión de las candidaturas y las ofertas por vía electrónica en el perfil del contratante indicado en el anuncio. El fax no es un perfil del contratante. Una oferta transmitida por telefax, en ese marco, se descarta por irregular, y el licitador carece de recurso útil: la jurisprudencia administrativa recuerda periódicamente que presentar fuera de la modalidad impuesta es responsabilidad del licitador.

Por debajo de 40 000 € sin IVA, y en los contratos tramitados por procedimiento adaptado que así lo prevean expresamente, el órgano de contratación puede aceptar otros medios de transmisión. Lea el pliego de la consulta, artículo por artículo: es él quien manda. Si menciona «cualquier medio que permita dar fecha cierta a la recepción», el fax vuelve a ser una opción, siempre que se conserve el informe.

Los usos en los que el fax mantiene un valor real

El caso más interesante sigue siendo la caída de la plataforma. El Código de la contratación pública prevé la «copia de seguridad» (artículo R. 2132-11): un ejemplar en soporte físico o electrónico enviado en paralelo, que solo se abre si el sobre electrónico está corrupto o no ha llegado en plazo. Se envía por correo certificado o se entrega contra recibo, nunca por fax. Pero si el perfil del contratante se cae a las 11:40 para una entrega a las 12:00, un fax dirigido de inmediato al servicio de contratación, describiendo la incidencia con captura de pantalla fechada, constituye exactamente el tipo de elemento que examina el juez de medidas cautelares precontractuales. No le salva automáticamente: le evita tener que probar la incidencia a posteriori solo con su palabra.

Por eso, las unidades de contratación serias mantienen un equipo dedicado. Un equipo multifunción fax láser con memoria de recepción conectado a una línea independiente de la infraestructura IP sigue siendo, en una pyme del sector de la construcción, el único canal que funciona cuando una excavadora corta la fibra en la obra de al lado. No es nostalgia: es redundancia.

Notarios: la carrera por los plazos purgados

La notaría es el otro terreno donde la hora de llegada lo es todo.

Tres plazos estructuran la mayoría de las operaciones inmobiliarias:

1. El plazo de desistimiento SRU de diez días (artículo L. 271-1 del Código de la construcción y la vivienda), que comienza a correr al día siguiente de la primera presentación de la notificación al comprador no profesional.
2. El plazo de respuesta del titular del derecho de tanteo urbano, dos meses desde la recepción de la declaración de intención de enajenar por el ayuntamiento.
3. Las condiciones suspensivas del contrato preliminar —la obtención del préstamo en primer lugar—, por lo general de 45 a 60 días.

En los tres casos, lo que cuenta no es la firma, sino la fecha cierta. Y es justo ahí donde la práctica se separa entre lo que exige el Derecho y lo que hacen las notarías.

La notificación SRU debe realizarse por carta certificada con acuse de recibo o por vía electrónica en las condiciones del artículo 1126 del Código Civil: el fax no basta, y la jurisprudencia es constante. Pretender purgar un plazo de desistimiento por telefax es arriesgarse a que el plazo corra indefinidamente y a que el comprador se retracte seis meses después. Es el error más caro del expediente.

En cambio, en torno a esa notificación formal, el fax presta servicio: envío urgente de un certificado de concesión de préstamo el último día de la condición suspensiva, remisión de una nota registral a un compañero, comunicación de un número de cuenta de depósito a un banco que rechaza los archivos adjuntos por correo electrónico, respuesta a un requerimiento de un agente judicial. El denominador común: son actos de información, no actos de notificación que produzcan un efecto jurídico autónomo.

El reflejo de los tres envíos

Las notarías que nunca pierden un expediente aplican un protocolo en tres tiempos, y merece la pena describirlo porque es trasladable a cualquier asunto sujeto a plazo:

• El envío que produce el derecho: correo certificado, entrega contra recibo o carta certificada electrónica conforme al reglamento eIDAS. Es el que hace correr o purga el plazo.
• El envío que informa rápido: fax o correo electrónico, remitido el mismo día, para que el destinatario lo sepa. El informe de transmisión prueba la diligencia.
• El envío que archiva: la copia fiel de todo lo anterior, incorporada al expediente con sus metadatos.

Esta separación entre el acto y la información es la clave. Se encuentra también en nuestro comparativo de acuses de recibo: fax, carta certificada electrónica o correo electrónico, y evita el noventa por ciento de los malentendidos sobre el alcance real de un envío.

Construir una prueba de presentación sólida

Un informe de transmisión aislado, impreso en papel térmico y metido en una carpeta, no vale gran cosa tres años después. Esto es lo que convierte un rastro técnico en una pieza aprovechable.

1. Unir el informe y las páginas enviadas

La debilidad estructural del fax es que el informe dice «12 páginas» sin decir cuáles. Corríjalo: conserve, en el mismo contenedor digital, el PDF exacto transmitido y el informe de transmisión. Un servicio de fax en línea serio lo hace automáticamente asociando el acuse al objeto enviado; es uno de los diez criterios que detallamos en nuestra guía para elegir proveedor de fax en línea.

2. Aportar un sellado de tiempo oponible

La hora del fax emisor la ajusta su propietario: no vale nada en su contra. La norma NF Z42-013, recogida por la ISO 14641, y el reglamento eIDAS con su sellado de tiempo cualificado ofrecen la respuesta: un sello de tiempo emitido por un tercero de confianza y aplicado al contenedor. En la práctica, la mayoría de los servicios de fax en línea se apoyan en un servidor NTP sincronizado y registrado, lo que ya es muy superior al reloj de un aparato de oficina ajustado una vez en 2014.

3. Evitar la degradación del soporte

El papel térmico de los viejos faxes se borra en dieciocho meses en una oficina expuesta. Si su expediente debe sobrevivir a una prescripción de cinco o diez años, digitalice de inmediato. Un escáner con alimentador automático a doble cara procesa una carpeta entera en unos minutos y genera archivos PDF/A utilizables; combinado con una funda de archivo libre de ácido para los escasos originales que haya que conservar, resuelve la cuestión del soporte. Describimos el método completo en archivar los faxes y mantener su valor probatorio durante diez años.

4. Llevar un registro en la organización

Mantenga un registro de los envíos sujetos a plazo: fecha, hora, expediente, destinatario, canal principal, canal duplicado, referencia del informe. Un simple libro registro de correspondencia encuadernado basta en una estructura pequeña; una hoja compartida, en una mayor. El interés no es administrativo: en caso de litigio, demuestra una práctica constante, lo que refuerza la credibilidad de cada documento individual.

5. Verificar el número, siempre

Un dígito erróneo en una unidad de contratación o en una notaría y un borrador de contrato preliminar acaba en manos de un desconocido. El número se toma del pliego de la consulta o del directorio oficial de la entidad, nunca de la firma de un correo electrónico recibido: ese es el vector clásico del fraude del falso proveedor. Si aun así se produce el error, el protocolo de urgencia se describe en nuestro artículo sobre el fax enviado al número equivocado.

El caso particular del recurso precontractual

Último punto, a menudo desconocido por las pymes.

Cuando un licitador excluido impugna un procedimiento, dispone de un plazo mínimo de once días entre la notificación del rechazo y la firma del contrato (artículo R. 2182-1 del Código de la contratación pública): el célebre standstill. Acudir al juez de medidas cautelares precontractuales durante ese plazo suspende automáticamente la firma, siempre que el órgano de contratación sea informado.

Esa información debe llegar rápido al órgano de contratación y poder fecharse. En la práctica de los despachos de Derecho público, la notificación del recurso sale por tres canales simultáneos: Télérecours para el tribunal, correo electrónico al órgano de contratación y fax al servicio de contratación. El fax está ahí por una razón precisa: llega a un número que el propio órgano de contratación ha publicado en el anuncio de licitación y genera un informe fechado al minuto, independiente de los registros de correo de la parte contraria. Cuando lo que está en juego es probar que se informó antes de las 16:30 de un viernes, ese minuto vale el expediente entero.

Preguntas frecuentes

¿Puede subsanarse una oferta enviada por fax a un contrato público?

No, en principio. Por encima de 40 000 € sin IVA, la vía electrónica en el perfil del contratante es una modalidad imperativa de presentación, no una simple formalidad. El órgano de contratación puede pedir la subsanación de una oferta irregular en su contenido en procedimiento adaptado o con negociación, pero no de una presentación realizada fuera del canal. El único mecanismo previsto por la norma es la copia de seguridad, y esta obedece a sus propias reglas de forma.

¿Basta el informe de transmisión para probar el contenido enviado?

No. Prueba que un número de páginas fue transmitido a una hora determinada hacia un número determinado. Para probar el contenido hay que adjuntar el archivo de origen, idealmente sellado con una huella digital y un sellado de tiempo cualificado. Es la combinación de ambos lo que constituye una prueba sólida, no el informe por sí solo.

¿Puede un notario purgar un plazo de desistimiento SRU por fax?

No. El artículo L. 271-1 del Código de la construcción y la vivienda exige la carta certificada con acuse de recibo, la entrega en mano contra firma en los casos previstos, o una notificación electrónica conforme al artículo 1126 del Código Civil. Un fax no hace correr el plazo de diez días y deja la operación expuesta a un desistimiento tardío.

¿Cumple el fax con el RGPD en un expediente inmobiliario?

Puede cumplirlo, con condiciones. La documentación de un contrato preliminar contiene datos de identidad, de ingresos y a veces de salud (seguro del prestatario). El principio de minimización del artículo 5 del RGPD obliga a transmitir solo las páginas necesarias, y el canal debe estar controlado: un fax en línea nominativo que llega a un buzón identificado vale infinitamente más que un aparato compartido en el pasillo de la notaría.

¿Cuánto tiempo hay que conservar un informe de transmisión?

Ajuste la duración a la prescripción del asunto. Cinco años para la acción de responsabilidad contractual de Derecho común (artículo 2224 del Código Civil), diez años para la garantía decenal en contratos de obra, treinta años para determinadas acciones reales inmobiliarias. En caso de duda, diez años es la referencia operativa adoptada por la mayoría de los servicios jurídicos.

En resumen

• Por encima de 40 000 € sin IVA, un contrato público se presenta en el perfil del contratante: una oferta enviada por fax es irregular, sin posibilidad de rescate.
• El fax conserva un valor real alrededor de la presentación: aviso de incidencia, reclamación económica, notificación de la interposición de un recurso precontractual.
• En la notaría informa rápido pero no purga ningún plazo: la notificación SRU exige el correo certificado o una carta certificada electrónica conforme.
• El informe de transmisión fecha una comunicación, no certifica ni el contenido ni la lectura: adjúntele siempre el archivo de origen.
• El protocolo de los tres envíos —el acto, la información, el archivo— elimina la mayor parte de los litigios de forma.
• Sellado de tiempo cualificado, digitalización inmediata del papel térmico y registro de envíos convierten un rastro técnico en una prueba oponible.

Para comparar las opciones según su país de envío, consulte la página países disponibles, y las preguntas frecuentes responden a las dudas prácticas sobre los formatos aceptados y el tamaño de los envíos.