El fax
Portada de fax: lo que debe decir y lo que debe callar
Es la única página que lee todo el mundo. Sale boca arriba de un aparato casi siempre compartido, en un pasillo, y allí se queda hasta que alguien la recoge.
Respuesta breve
Una portada lleva cuatro menciones: destinatario, remitente, fecha y número de páginas, asunto. El número de páginas es la más útil: es la única forma de que el destinatario sepa que una transmisión se cortó. El asunto debe orientar sin informar, porque la portada la leen personas que no son el destinatario.
Las cuatro menciones, por orden
- 1
Destinatario y remitente
Nombre y organismo de ambos lados. En un aparato de servicio, es lo que permite hacer llegar las páginas a la persona correcta en vez de dejarlas en la bandeja.
- 2
Fecha y número de páginas
«Página 1 de 5» vale más que «5 páginas»: el destinatario cuenta lo que tiene en la mano. Sin ese recuento, una transmisión interrumpida en la tercera página parece completa.
- 3
Asunto
Lo bastante para orientar, no lo bastante para informar. «Expediente 2026-114 — documentación complementaria» antes que el motivo real, que nada tiene que hacer en una página que leerá todo un equipo.
- 4
Aviso de confidencialidad
Una frase que indique que el documento se dirige solo al destinatario e invite a comunicar cualquier recepción errónea. No impide nada: acredita que el remitente sabía que el documento era sensible.
Lo que nunca debe escribirse en ella
Un diagnóstico, un motivo de citación, un importe, el nombre de un asunto: todo lo que, leído por sí solo, ya informa. La portada es la parte del fax que con más seguridad se le escapa al destinatario, precisamente por ir delante. En un documento amparado por el secreto médico o profesional, es ella la que crea la fuga, nunca las páginas siguientes, que nadie lee de pie ante el aparato.
Preguntas frecuentes
- ¿Es obligatoria la portada?
- Ninguna norma la impone. Pero sin el número de páginas que anuncia, una transmisión truncada es indetectable: el destinatario no tiene cómo saber que le falta una hoja. Eso la hace difícilmente prescindible en un documento que importa.
- ¿Qué se pone en el campo «asunto» de este sitio?
- Lo mismo que en una portada: una referencia que permita archivar, no comprender. Los campos del formulario —destinatario, remitente, asunto— acompañan al documento y sirven para identificar el envío.
- ¿Tiene valor jurídico el aviso de confidencialidad?
- No prohíbe la lectura ni obliga a quien recibe por error. Su valor es probatorio: en un litigio muestra que el remitente había identificado el carácter sensible del documento y lo había señalado. Es prueba de diligencia, no protección.
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