Fax an die Feuerwehr: ERP-Akte und Sicherheitsprüfung

Kurze Antwort: Man ruft die Rettungsdienste niemals per Fax, denn die 18 und die 112 bleiben die einzigen Notrufnummern. Dagegen akzeptieren das groupement prévention (Brandschutzabteilung) eines service départemental d'incendie et de secours (Feuerwehr- und Rettungsdienst des Departements, SDIS), das bureau prévention (Brandschutzstelle) einer Gemeindeverwaltung oder das Sekretariat der commission de sécurité (Sicherheitskommission) sehr häufig per Telefax alles, was zur Verwaltungsakte eines Gebäudes mit Publikumsverkehr gehört: Ergänzungen zu einem Antrag auf Stellungnahme, Nachweis über die Erfüllung einer Auflage, Wartungsvertrag für regelmäßige Prüfungen, Bauzeitenplan, Benennung eines Sicherheitsbeauftragten oder Antwort auf ein Schreiben mit den Folgemaßnahmen einer Begehung. Goldene Regel: Oben wird stets das Aktenzeichen, die Einstufung des Gebäudes (Typ und Kategorie) und die genaue Adresse der Einrichtung wiederholt, man adressiert die namentlich benannte Stelle – nicht „die Feuerwehr" allgemein – und man bewahrt den Sendebericht auf, das einzige Dokument, mit dem sich beweisen lässt, dass eine Auflage vor dem entscheidenden Stichtag erfüllt wurde.

Zwei Welten, die man niemals verwechseln darf

Ein SDIS trägt zwei völlig unterschiedliche Hüte – und das ist die Ursache nahezu aller Fehlsendungen.

Auf der einen Seite der operative Bereich: die Notrufleitstelle (centre de traitement de l'alerte, CTA-CODIS), die Feuer- und Rettungswachen, die Einsatzfahrzeuge. Diese Welt empfängt nichts per Fax aus der Bevölkerung. Ein Brandausbruch, ein Gasleck, eine Person in Not: 18, 112 oder 114 für gehörlose und schwerhörige Menschen (per SMS und schriftlicher Konversation). Ein Fax wird erst gelesen, wenn jemand am Gerät vorbeigeht – also nie in der Minute, in der es nötig wäre.

Auf der anderen Seite der Verwaltungs- und Brandschutzbereich: die Brandschutzabteilung, der Planungsdienst, die Stelle für bauliches Risikomanagement, das Verwaltungssekretariat, der ärztliche Dienst (service de santé et de secours médical, SSSM) für die Eignungsuntersuchungen der freiwilligen Feuerwehrleute und manchmal eine Ausbildungsstelle. Diese Dienste arbeiten aktenbasiert, mit Fristen, Eingangsnummern und Schriftverkehr. Dort behält das Fax seinen Nutzen: Es dokumentiert eine Sendung am selben Tag, ohne von einem Online-Portal abzuhängen, das auf Departementsebene nicht immer existiert.

Wer prüft was: die Entscheidungskette

Wer versteht, wer entscheidet, faxt nicht an die falsche Stelle. Der code de la construction et de l'habitation (Bau- und Wohnungsgesetzbuch) überträgt die Genehmigung zur Eröffnung eines Gebäudes mit Publikumsverkehr dem Bürgermeister (oder dem Präfekten bei bestimmten Einrichtungen, darunter Hochhäuser und bestimmte Gebäude der 1. Kategorie). Der SDIS selbst genehmigt nichts: Er gibt eine fachliche Stellungnahme ab und wirkt in der commission consultative départementale de sécurité et d'accessibilité (beratende Departementskommission für Sicherheit und Barrierefreiheit, CCDSA) oder in ihren Unterkommissionen und Bezirkskommissionen mit.

Konkret für ein Café-Restaurant mit 120 Plätzen, das seinen Gastraum umbaut:

1. Der Antrag auf Baugenehmigung (mit Sicherheitsbericht) wird bei der Gemeinde eingereicht.
2. Die Gemeinde leitet ihn zur Stellungnahme an die Brandschutzabteilung des SDIS weiter sowie an die für Barrierefreiheit zuständige Stelle.
3. Die Kommission erteilt eine positive Stellungnahme, eine positive Stellungnahme mit Auflagen oder eine ablehnende Stellungnahme.
4. Nach Abschluss der Arbeiten kann eine Abnahmebegehung angesetzt werden.
5. Der Bürgermeister unterzeichnet die Verfügung zur Eröffnung oder zur Fortführung des Betriebs.

Das Fax kommt vor allem in den Schritten 2 und 4 zum Einsatz, wenn ein Brandschutzsachverständiger schreibt: „Bitte übermitteln Sie uns den Bericht der anerkannten Prüfstelle zu den elektrischen Anlagen bis zum 30. des Monats." Genau in diesem Moment ist ein Telefax besser als ein einfacher Brief: Es kommt am selben Tag an und hinterlässt einen Zeitstempel. Zum Grundsatz des schriftlichen Nachweises gilt dieselbe Logik wie bei anderen Behörden – wir haben das in unserem Artikel über das Fax-Deckblatt als Beweismittel ausführlich dargestellt.

Die Begriffe, die man verwenden muss

Eine falsch bezeichnete Akte landet wieder unten im Stapel. Die von den Brandschutzsachverständigen verwendeten Begriffe stammen aus dem Erlass vom 25. Juni 1980 (Sicherheitsverordnung gegen Brandrisiken in Gebäuden mit Publikumsverkehr):

• Type (Typ): die Art der Nutzung – N für Restaurants und Schankbetriebe, M für Geschäfte, L für Veranstaltungs- und Versammlungssäle, R für Schulen und Bildungseinrichtungen, U für Gesundheitseinrichtungen, J für Einrichtungen für ältere oder behinderte Menschen, O für Hotels, X für überdachte Sportanlagen.
• Catégorie (Kategorie): von der 1. (mehr als 1 500 Personen) bis zur 5. (unterhalb der Schwellenwerte für die Unterwerfung), bestimmt durch die Zahl der Besucher und des Personals.
• Effectif théorique (theoretische Personenzahl): berechnet nach den Regeln des jeweiligen Typs, nicht nach der Anzahl der aufgestellten Stühle.
• Prescription (Auflage): eine von der Kommission formulierte Anforderung, die innerhalb einer genannten Frist zu erfüllen ist.
• Levée de réserve (Erledigung des Vorbehalts): der Nachweis darüber, dass die Auflage erfüllt ist.

Wer diese genauen Begriffe oben auf dem Deckblatt wiederholt, zusammen mit dem Aktenzeichen oder der Bezugsnummer des Schreibens (immer oben links auf Brandschutzschreiben abgedruckt), gewinnt mehrere Tage.

Was tatsächlich gefaxt wird, Unterlage für Unterlage

Die häufigsten Sendungen, in der Reihenfolge, in der sie aus den Geräten der Brandschutzabteilungen kommen:

• Ausgefüllter Sicherheitsbericht (notice de sécurité): das Dokument, das die baulichen Vorkehrungen, die Fluchtwege, die Rauchabführung und die Rettungsmittel beschreibt. Er wird häufig ein zweites Mal nachgereicht, nachdem eine Präzisierung angefordert wurde.
• Pläne: Lageplan, Geschossgrundrisse, Flucht- und Rettungsplan. Achtung: Ein Plan im Format A0 wird per Fax unlesbar – man faxt einen auf den betreffenden Bereich zugeschnittenen Ausschnitt mit lesbarem Maßstab und kündigt an, dass der vollständige Plan per Post oder durch Einreichung folgt.
• Berichte anerkannter Prüfstellen (Elektrik, Rauchabführung, Aufzüge, Brandmeldeanlage): mindestens die Schlussseite und die Mängelaufstellung.
• Wartungsverträge für regelmäßige Prüfungen: Feuerlöscher, Brandmeldeanlage, Brandschutztüren, Sicherheitsbeleuchtung.
• Schulungsnachweise des Personals zum Umgang mit den Rettungsmitteln und zur Evakuierung.
• Kopie der relevanten Seiten des Sicherheitsregisters, vorgesehen in Artikel R. 143-44 des Bau- und Wohnungsgesetzbuchs: Evakuierungsübungen, Prüftermine, durchgeführte Arbeiten.
• Antwortschreiben zu den Folgemaßnahmen der Begehung, Punkt für Punkt, unter Übernahme der genauen Nummerierung der Auflagen.
• Benennung eines Sicherheitsbeauftragten oder eines neuen Betreibers bei Betriebsübergabe.

Ein sehr praktischer Hinweis zum Register: Viele Betreiber führen es auf losen Blättern, die vor der Begehung verloren gehen. Ein handelsübliches Sicherheitsregister für Gebäude mit Publikumsverkehr mit gehefteten Seiten löst das Problem für wenige Euro und macht beim Brandschutzsachverständigen einen guten Eindruck, weil es eine durchgängige Führung belegt.

Eine lesbare Sendung vorbereiten

Das Fax bleibt eine Schwarz-Weiß-Übertragung mit geringer Auflösung. Graurasterungen in Plänen, Fotos und blasse Stempel verschwinden. Drei Grundregeln:

• Kontrastreich in Schwarz-Weiß scannen, nicht in Graustufen, und mit 200 oder 300 dpi. Ein Dokumentenscanner mit automatischem Einzug verändert den Alltag, wenn man regelmäßig zwanzigseitige Berichte versendet.
• Die Seiten mit „1/14, 2/14" nummerieren: Bricht die Übertragung ab, weiß der Empfänger, was er nachfordern muss.
• Prüfen, ob die Anlagen richtig ausgerichtet und in der auf dem Deckblatt angekündigten Reihenfolge sind.

Wir haben einen ganzen Artikel den Einstellungen gewidmet, die ein graues und unlesbares Fax verhindern: ein PDF vorbereiten, das durchkommt. Das Werkzeug PDF-Akte zusammenstellen ermöglicht es außerdem, Sicherheitsbericht, zugeschnittene Pläne und Nachweise vor dem Versand in einer einzigen Datei und in der gewünschten Reihenfolge zusammenzufassen.

Die Fristen, auf die es wirklich ankommt

Das Wort „Frist" umfasst hier drei verschiedene Sachverhalte.

Die Klagefrist von zwei Monaten ist die einzige wirklich entscheidende Frist, und sie läuft nicht gegenüber dem SDIS, sondern vor dem Verwaltungsgericht. Soll eine Schließungsverfügung oder eine Verweigerung der Eröffnung angefochten werden, ist der Kanal nicht mehr das Fax der Brandschutzabteilung, sondern Télérecours citoyens (das Online-Portal für Verwaltungsklagen), wobei das Fax nur als streng begrenzte Rückfalllösung dient – siehe unseren Artikel Fax an das Verwaltungsgericht: noch zulässig?.

Die Fristen für Auflagen hingegen hält man eher mit Methode als mit Rechtskenntnis ein. Ein abwischbarer Jahresplaner für die Wand im Technikraum, auf dem man Prüftermine und Auflagenfristen notiert, verhindert, dass man am Vorabend der Begehung ein Versäumnis entdeckt.

Die richtige Faxnummer finden

Ein SDIS besteht häufig aus einer Departementsdirektion, zwei oder drei territorialen Gruppen, einer Brandschutzabteilung und Dutzenden Feuerwachen. Das Fax der Dorfwache ist nicht das des Sachverständigen, der die Akte bearbeitet.

In der Reihenfolge der Zuverlässigkeit:

1. Das erhaltene Schreiben: Der Briefkopf oder die Fußzeile des Schreibens zu den Folgemaßnahmen enthält fast immer die Faxnummer der absendenden Stelle. Das ist die sicherste Quelle, weil sie schon von ihrer Natur her aktuell ist.
2. Die Internetseite des SDIS (sdisXX.fr oder Seite des Departementsrats), Rubrik Brandschutz oder Kontakte.
3. Das Behördenverzeichnis auf service-public.fr und das Verzeichnis der öffentlichen Dienste auf data.gouv.fr, die die Kontaktdaten der SDIS und der Präfekturen veröffentlichen.
4. Die Brandschutzstelle der Gemeinde bei Einrichtungen der 5. Kategorie: In vielen Gemeinden bündelt sie die Anliegen und leitet sie an den SDIS weiter.
5. Ein Kontrollanruf vor dem Versand: „Wie lautet die Faxnummer der Brandschutzabteilung?" Dreißig Sekunden, die eine verlorene Sendung verhindern.

Unser Verzeichnis der offiziellen Faxnummern erfasst die Kontaktdaten der französischen Behörden, und die Prüfmethode wird ausführlich beschrieben in Die richtige Faxnummer einer Behörde finden. Eine abgeschaltete Faxnummer gibt keine aussagekräftige Fehlermeldung zurück: Man erhält einen schlichten Fehlschlag, manchmal erst nach mehreren Minuten, ohne zu wissen, ob die Leitung gekündigt wurde oder das Gerät besetzt war. Daher ist es so wichtig, den Sendebericht aufzubewahren und bei einem Fehlschlag nachzufassen.

Der Sonderfall von Veranstaltungen und Großversammlungen

Wer einen Flohmarkt, ein Konzert im Festzelt, ein Feuerwerk oder einen Straßenlauf organisiert, bringt mehrere Behörden gleichzeitig ins Spiel. Der SDIS wird angehört, ist aber niemals die erste Ansprechstelle.

• Die Anmeldung oder Genehmigung wird bei der Gemeinde eingereicht oder bei der Präfektur, wenn es um Sportveranstaltungen im öffentlichen Straßenraum und große Versammlungen geht.
• Der Sanitätsdienst für die Veranstaltung (dispositif prévisionnel de secours, DPS) wird bei einer anerkannten Zivilschutzorganisation beauftragt, nach dem nationalen Regelwerk aus dem Erlass vom 7. November 2006 und seinem Raster zur Risikobewertung.
• Festzelte, Zelte und Fahrgeschäfte fallen unter den Typ CTS, wozu ein Auszug aus dem Sicherheitsregister der Konstruktion und eine Aufbaubescheinigung vorzulegen sind.
• Der Aufstellungsplan mit Feuerwehrzufahrten, Hydranten und Fluchtwegen wird oft zusätzlich verlangt: Genau das faxt man auf Anfrage des Sachverständigen an die Brandschutzabteilung.

Für einen Veranstalter dient das Fax hier dazu, eine zehn Tage vor dem Ereignis angeforderte Unterlage noch am selben Tag ankommen zu lassen – eine Bescheinigung über die Haftpflichtversicherung des Veranstalters, einen Mietvertrag für eine Konstruktion, eine Liste der Streckenposten. Ein Set genormter Warnwesten gehört übrigens zu den materiellen Dingen, die man für die Betreuung vorhalten muss, genauso wie die Fluchtwegbeschilderung.

Das Schreiben verfassen, das durchkommt

Brandschutzsachverständige bearbeiten Dutzende Akten pro Woche. Eine wirksame Sendung passt auf ein Deckblatt und eine Seite Text.

Das Deckblatt muss enthalten: namentlich benannten Empfänger (Stelle + Name des Sachverständigen, wenn bekannt), Absender mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen, Aktenzeichen, vollständige Bezeichnung der Einrichtung (Firmenname, Adresse, Typ, Kategorie, Personenzahl), Betreff in einer Zeile, Gesamtzahl der Seiten.

Der Text übernimmt die Nummerierung des erhaltenen Schreibens, Auflage für Auflage:

Auflage Nr. 3 – „Die elektrischen Anlagen durch eine anerkannte Prüfstelle überprüfen lassen." Erfüllung: Bericht Q18 der Firma X vom 14. Oktober 2026, beigefügt auf den Seiten 4 bis 9. Keine wesentlichen Feststellungen. Die beiden geringfügigen Feststellungen wurden am 20. Oktober behoben (Rechnung beigefügt auf Seite 10).

Dieses sachliche, nüchterne Format führt am schnellsten zum Abschluss des Vorgangs. Zum Schluss ein verbindlicher Satz: „Die Originale liegen für Sie bereit und werden bei der nächsten Begehung vorgelegt."

Der Deckblatt-Generator erstellt diese erste Seite mit allen erwarteten Angaben. Und weil eine Brandschutzakte über die Jahre wächst, macht ein Ordner mit Trennblättern zur Archivierung für die Einrichtung – ein Trennblatt pro Auflage, eines pro Prüfbericht – die nächste Begehung deutlich entspannter.

Häufige Fragen

Kann man die Feuerwehr per Fax über einen Brand informieren?

Nein, unter keinen Umständen. Die Alarmierung läuft über die 18, die 112 aus der gesamten Europäischen Union oder die 114 per SMS und schriftlicher Konversation für gehörlose und schwerhörige Menschen. In einer Notrufleitstelle wird kein Fax in Echtzeit überwacht.

Kann der SDIS meine Einrichtung schließen?

Nein. Der SDIS gibt eine fachliche Stellungnahme ab. Die Entscheidung über Eröffnung, Fortführung des Betriebs oder Schließung liegt beim Bürgermeister (oder je nach Fall beim Präfekten), per Verfügung und nach einem Verfahren mit Anhörung. Gegen diese Verfügung – und nicht gegen die Stellungnahme – kann binnen zwei Monaten vor dem Verwaltungsgericht geklagt werden.

Muss man die Originale nach dem Fax nachsenden?

Bei Berichten anerkannter Prüfstellen und bei Bescheinigungen ja: Das Fax rettet die Frist, das Original oder eine hochwertige digitale Kopie festigt die Akte. Man kündigt es ausdrücklich auf dem Deckblatt an („Originale heute per Post versandt"), was eine Nachfrage erspart.

Ist meine Einrichtung der 5. Kategorie betroffen?

Einrichtungen der 5. Kategorie ohne Schlafräume unterliegen in der Regel keinen verpflichtenden periodischen Begehungen, bleiben aber an die Sicherheitsvorschriften gebunden und können begangen werden. Anfragen laufen meist über die Brandschutzstelle der Gemeinde, deren Fax manchmal das der Bauamtsabteilung ist – ein Punkt, den wir in unserem Artikel Fax und Gemeindeverwaltung: Bauamt, Standesamt, Fristen behandeln.

Wie lange muss man die Sendeberichte aufbewahren?

Mindestens bis zur nächsten Begehung, also zwei bis fünf Jahre je nach dem für Ihre Einstufung geltenden Turnus, und länger, wenn über eine Auflage gestritten wurde. Der Sendebericht ist das einzige Dokument, das das Versanddatum belegt.

Ersetzt das Fax das Sicherheitsregister?

Nein. Das Register ist ein Dokument, das in der Einrichtung geführt wird und von der Kommission eingesehen werden kann. Das Fax dient dazu, Auszüge davon zu übermitteln, niemals dazu, es zu ersetzen.

Zusammengefasst

• Niemals Notfälle per Fax: 18, 112, 114. Das Fax hat nur im Verwaltungs- und Brandschutzbereich seinen Platz.
• Der richtige Empfänger ist die Brandschutzabteilung des SDIS oder die Brandschutzstelle der Gemeinde, erkennbar am Briefkopf des erhaltenen Schreibens – nicht „die Feuerwehr".
• Man wiederholt grundsätzlich Aktenzeichen, Typ, Kategorie, Personenzahl und Adresse der Einrichtung.
• Man antwortet Auflage für Auflage und übernimmt dabei die Nummerierung des Schreibens zu den Folgemaßnahmen.
• Großformatige Pläne werden vor dem Versand zugeschnitten, und die Scans kontrastreich in Schwarz-Weiß angefertigt.
• Die wirklich entscheidende Frist ist die Klagefrist von zwei Monaten gegen eine Verfügung, vor dem Verwaltungsgericht – nicht gegenüber dem SDIS.
• Man bewahrt jeden Sendebericht auf: Er ist es, der beweist, dass eine Auflage rechtzeitig erfüllt wurde.