Сообщение по факсу: как правильно уведомить органы власти

Короткий ответ: оповещение, сообщение или декларация в адрес государственного органа сегодня подаются прежде всего через онлайн-порталы — портал сообщений о нежелательных санитарных событиях Министерства здравоохранения, электронную процедуру CNIL, приёмные окна ARS. Однако несколько каналов продолжают принимать факс, а некоторые до сих пор указывают его как официальный: департаментские подразделения по сбору тревожной информации (CRIP), отдельные дежурные части прокуратуры, инспекционные подразделения, дежурные службы ARS в нерабочие часы. В этих случаях правило простое: нейтральный титульный лист, полностью заполненная форма, дважды проверенный номер и отчёт о передаче, сохранённый вместе с делом.

Что юридически означает «сообщить»

Французская административная терминология различает три действия, которые часто путают между собой.

Оповестить (alerter) — значит срочно предупредить, чтобы запустить немедленные действия: вспышка инфекций в доме престарелых, нарушение холодовой цепи в партии вакцин, пациент в опасности. Здесь время важнее формы.

Сообщить (signaler) — значит довести до сведения органа факт, требующий его оценки: тревожная информация о несовершеннолетнем, подозрение на жестокое обращение с пожилым человеком, нарушение требований безопасности. Сообщение налагает ответственность на его автора и должно быть датировано, подкреплено источниками и подробно описано.

Задекларировать (déclarer) — значит исполнить установленную законом обязанность: декларация о серьёзном нежелательном событии, связанном с оказанием помощи (EIGS), согласно статье L.1413-14 Кодекса общественного здравоохранения, декларация о заболевании, подлежащем обязательной регистрации, уведомление CNIL о нарушении безопасности персональных данных в течение 72 часов согласно статье 33 GDPR.

У этих трёх действий разные сроки, разные адресаты и разные требования к доказательствам. Факс уместен лишь для части из них — но в этой части он по-прежнему играет большую роль.

Почему не все каналы оповещения перешли в онлайн

Перевод сообщений в электронную форму заметно продвинулся с 2017 года, когда открылся единый портал signalement.social-sante.gouv.fr. Santé publique France, Haute Autorité de santé и Национальное агентство по безопасности лекарственных средств подключили к нему свои каналы. Для медицинского работника, который декларирует EIGS или нежелательную реакцию на лекарство, это сегодня обычный путь.

Тем не менее три зоны сопротивляются.

Первая — срочность вне рабочих часов. Портал предполагает логин, пароль, иногда карту CPS и считыватель. В три часа ночи, в отделении, где ночная медсестра должна предупредить департаментскую дежурную службу, номер факса, указанный на заламинированной памятке, работает без предварительной аутентификации. Некоторые ARS, кстати, сохраняют в своих руководствах по кризисному управлению номер дежурного телефакса рядом с телефонным номером.

Вторая — нецентрализованная департаментская компетенция. CRIP подчиняются советам департаментов, а не государству. Их около сотни, и у каждой своя организация. Одни располагают онлайн-формой, другие публикуют почтовый адрес, электронную почту и номер факса. Школьный врач или старшая медсестра, которым нужно передать тревожную информацию, используют канал, указанный их департаментом, — а не тот, который предпочли бы сами.

Третья — судебный путь. Сообщение прокурору Республики, предусмотренное статьёй 40 Уголовно-процессуального кодекса для любого государственного служащего и статьёй 226-14 Уголовного кодекса для специалистов, связанных профессиональной тайной, подаётся в письменном виде. Дежурные части прокуратуры ежедневно получают телефаксы: отчёт о передаче с отметкой времени подтверждает дату подачи, а это имеет значение, когда впоследствии могут обсуждать срок реагирования.

Электронное письмо доказывает, что сообщение покинуло сервер. Отчёт о факсе доказывает, что идентифицированный телефакс ответил, принял документ и подтвердил его получение постранично. В процедуре, где вас спросят «когда вы предупредили?», эта разница весома.

Перед отправкой: шесть проверок

Неверно адресованное сообщение не просто неэффективно — оно потенциально противоправно: оно может означать разглашение сведений, охраняемых тайной, лицу, не имеющему на них права. Эта проверка из шести пунктов занимает две минуты.

Чаще всего пренебрегают первым пунктом. Реальные пересечения существуют: жестокое обращение в медико-социальном учреждении может относиться одновременно к компетенции ARS, совета департамента и прокуратуры. Решение не в том, чтобы выбрать одного, а в том, чтобы направить сообщение на нужный уровень и прямо указать в тексте другие органы-адресаты. Такое упоминание позволяет избежать дублирования процедур и защищает автора сообщения.

Титульный лист сообщения

Телефакс выходит в лоток для бумаги, часто в общем помещении. Титульный лист — единственная часть, которую видят все. Он должен быть информативным для службы-адресата и непрозрачным для случайного прохожего.

Что в нём указывается:

• обобщённая тема: «Сообщение — статья 40 УПК», «Тревожная информация» или «Декларация EIGS», без подробностей;
• поимённо названная служба-адресат с пометкой КОНФИДЕНЦИАЛЬНО — ВРУЧИТЬ ЛИЧНО В РУКИ;
• личность и должность отправителя, при необходимости его номер RPPS или ADELI;
• прямой номер для обратной связи;
• общее количество страниц, включая титульный лист;
• дата и время отправки.

Что в нём никогда не указывается: имя лица, которого касается сообщение, его дата рождения, диагноз, уголовно-правовая квалификация, изложение фактов. Эти элементы размещаются на странице 2 и далее. CNIL регулярно напоминает в своих рекомендациях по обработке данных о здоровье, что принцип минимизации применяется и к оформлению передаваемых документов — не только к их содержанию.

Как составить основной текст сообщения

Три принципа, заимствованные из руководств Haute Autorité de santé по декларированию EIGS и из шаблонов, распространяемых CRIP.

Отделять факты от интерпретаций. Писать «у ребёнка обнаружен кровоподтёк размером 4 см на наружной поверхности левой руки, зафиксирован 24 августа в 14:00», а не «ребёнка явно били». Задача автора сообщения — описать, задача органа — оценить.

Датировать каждый элемент и указывать его источник. Кто что установил, когда и при каких обстоятельствах. Если информация получена от третьего лица, следует это отметить: «со слов матери, полученных…».

Указать, что уже было сделано. Принятые обеспечительные меры, оповещённые лица, оказанная помощь. Орган, получивший сообщение, должен сразу понимать, стабилизирована ли ситуация или требуется вмешательство в течение часа.

Одна плотная страница лучше четырёх «разбавленных». Телефакс растеризует изображение в чёрно-белом виде с разрешением 204 × 196 точек на дюйм: текст кеглем 11 или 12 передаётся отлично, а мелкий рукописный почерк или перегруженная таблица — гораздо хуже.

Отчёт о передаче как часть дела

Именно об этом внутренние процедуры забывают чаще всего. Отчёт о передаче — не уведомление о прочтении: он удостоверяет, что телефакс с определённым идентификатором ответил на такой-то номер в такое-то время и принял такое-то количество страниц. Этого достаточно, чтобы установить достоверную дату отправки.

Три правила хранения:

1. Архивировать отчёт вместе с копией сообщения, в деле по данному событию, — а не в отдельной папке «факсы», которая потеряется при следующем переезде.
2. Сохранять полную отметку времени, а не только дату: в экстренных процедурах именно час является полезной информацией.
3. Никогда не прикладывать содержание сообщения к отчёту, распространяемому внутри организации: отчёт может циркулировать для контроля качества, содержание — нет.

Если отправка идёт через онлайн-шлюз, подтверждение приходит по электронной почте. Тогда стоит сформировать из него PDF с отметкой времени и приобщить к делу, а не оставлять доказательство лежать в личном почтовом ящике, который исчезнет с уходом сотрудника. Наш FAQ подробно описывает точное содержание подтверждения передачи и срок его доступности, а страница доступные страны уточняет форматы набора номера за пределами Франции.

Особый случай: нарушение безопасности данных

С момента вступления в силу GDPR любой оператор обработки данных обязан уведомить CNIL в течение 72 часов о нарушении безопасности персональных данных, способном создать риск для людей. Однако этот канал исключительно электронный: CNIL требует использовать свою онлайн-процедуру и не обрабатывает уведомления, полученные телефаксом.

Это момент повышенного внимания для кабинетов и учреждений, привыкших «отправлять срочное факсом»: неверно адресованный факс — отправленный на неправильный номер, с именным отчётом — как раз и является нарушением безопасности данных по смыслу статьи 4.12 GDPR. В таком случае нужно зафиксировать инцидент в реестре нарушений, немедленно позвонить непреднамеренному получателю с просьбой уничтожить документ и уведомить CNIL онлайн, если риск того требует. Факс здесь — причина инцидента, а никак не канал его декларирования.

Чего факс не заменяет

Нужно сказать это чётко: телефакс — канал подачи, а не канал диалога.

• Он не заменяет звонок, когда опасность непосредственна. Срочное сообщение всегда сопровождается телефонным звонком в службу-адресат; факс формализует сказанное.
• Он не заменяет защищённую медицинскую почту между специалистами, подключёнными к MSSanté, оператором которой выступает Agence du numérique en santé. Как только обе стороны в ней зарегистрированы, это и есть основной канал.
• Он не заменяет регламентированные порталы, когда их использование предписано нормативным актом: сообщение об EIGS, фармаконадзор, уведомление CNIL.
• Он не равнозначен подаче заявления о преступлении. Сообщение прокурору по статье 40 не является заявлением потерпевшего; пострадавший или его представитель сохраняет собственные способы защиты права.

Часто задаваемые вопросы

Имеет ли сообщение, отправленное по факсу, ту же силу, что и заказное письмо?

Это разные доказательства. Заказное письмо с уведомлением о вручении доказывает передачу идентифицированному адресату. Отчёт о передаче доказывает приём документа аппаратом в точно указанное время. На практике административные и судебные органы принимают и то, и другое; для сообщения, где критична дата отправки, многие специалисты сразу отправляют факс и в тот же день подтверждают его письмом.

Могу ли я указать имя пациента в факсе-сообщении?

Да, начиная со страницы 2, если идентификация необходима для рассмотрения сообщения, — а она нужна почти всегда. Запрет касается титульного листа, который остаётся видимым в выходном лотке. Это принцип минимизации, применённый к оформлению, а не запрет идентифицировать соответствующее лицо.

Что делать, если в отчёте указана ошибка передачи?

Не считать сообщение отправленным. Проверить номер на официальном сайте органа, повторить попытку, а при неудаче перейти на другой канал — звонок, институциональная электронная почта, личная подача. Сохранить отчёт о неудаче: он доказывает факт попытки и её дату, что может иметь значение, если впоследствии будут рассматривать соблюдение срока сообщения.

Нужно ли предупреждать лицо, которого касается сообщение?

Правило зависит от контекста. Для тревожной информации о несовершеннолетнем статья L.226-2-1 Кодекса социальной помощи и семьи предусматривает информирование родителей, за исключением случаев, когда это противоречит интересам ребёнка. Для сообщения в прокуратуру предварительное информирование не требуется и может навредить расследованию. В случае сомнений совет департамента или сама прокуратура ответят на вопрос по телефону.

Сколько времени хранить копию сообщения?

Она следует сроку хранения того дела, к которому относится: медицинская карта, социальное дело, кадровое дело. Собственного режима у неё нет. Отдельно должен фиксироваться сам факт передачи — дата, адресат, автор — в реестре или в таблице учёта организации.

Кратко

• Оповестить, сообщить, задекларировать — не одно и то же: различаются сроки, адресаты и формы.
• Онлайн-порталы — обычный путь для EIGS, фармаконадзора и уведомлений CNIL; CNIL факс не принимает.
• Факс остаётся полезен для дежурных служб вне рабочих часов, департаментских CRIP и дежурных частей прокуратуры.
• Титульный лист нейтрален: обобщённая тема, пометка о конфиденциальности, никаких чувствительных данных.
• Основной текст сообщения отделяет факты от интерпретаций, датирует каждый элемент и уточняет, что уже сделано.
• Отчёт о передаче архивируется вместе с делом, включая отметку времени.
• Срочный факс всегда дублируется звонком в службу-адресат.
• Неверно адресованный факс — это нарушение безопасности данных, и относиться к нему нужно соответственно.