Archivar los faxes: mantener su valor probatorio durante 10 años

Respuesta breve: un fax no pierde valor por ser antiguo, sino por estar mal conservado. Desde la ordenanza del 10 de febrero de 2016, el artículo 1379 del Código Civil francés otorga a la copia fiable la misma fuerza probatoria que el original, siempre que ofrezca una «reproducción idéntica de la forma y del contenido del acto, cuya integridad esté garantizada en el tiempo». El decreto n.º 2016-1673 del 5 de diciembre de 2016 precisa en qué consiste esa garantía: huella digital, sellado de tiempo, trazabilidad. En la práctica, esto significa tres cosas: conservar el informe de transmisión junto con el documento, fijar los archivos en un formato estable acompañado de una huella, y llevar un registro de eventos que demuestre que nada se ha movido. Sin eso, un PDF de un fax guardado en una carpeta compartida no es más que un archivo cualquiera.

El verdadero riesgo no es el envío, son los cinco años siguientes

Se dedica mucha atención al momento de la transmisión: verificar el número, cuidar la portada, obtener un informe «OK». Después, el documento acaba en una carpeta de red, un buzón de correo o una caja de cartón. Tres años más tarde, cuando surge un litigio, se descubre que el informe de transmisión ha desaparecido, que el PDF ha sido renombrado, que nadie sabe quién lo abrió ni si fue modificado.

El juez, por su parte, no razona en términos de «archivo existente / archivo inexistente». Razona en términos de credibilidad. Una prueba aportada tardíamente, sin metadatos, sin rastro de su recorrido, con una fecha de archivo posterior a los hechos, será impugnada por la parte contraria, y a menudo con éxito. Como detallamos en nuestro análisis sobre el valor probatorio del fax ante un juez, la fuerza probatoria de un fax depende por completo de su entorno documental. El archivo es ese entorno.

Hay tres escenarios que se repiten constantemente en los despachos:

• El informe de transmisión se imprimió, se grapó al expediente en papel y luego el expediente en papel se digitalizó sin el informe, por considerarse un «justificante técnico».
• El fax recibido se convirtió en PDF por el servidor de fax y después se eliminó automáticamente al cabo de 90 días por una política de retención configurada por defecto.
• El documento sí se conservó, pero en un formato propietario (TIFF multipágina comprimido, formato de un software de gestión documental abandonado) que ninguna herramienta del parque informático sabe abrir en 2026.

Ninguno de estos tres casos es un accidente. Son fallos de la política de archivo.

Qué dice exactamente el derecho sobre la copia digital

El artículo 1379 y su decreto de aplicación

El artículo 1379 del Código Civil establece el principio: «La copia fiable tiene la misma fuerza probatoria que el original». Añade que la fiabilidad se presume —por tanto, corresponde a la parte contraria impugnarla— cuando la copia resulta de una reproducción que respeta las condiciones fijadas por decreto.

El decreto n.º 2016-1673 enumera esas condiciones. Exige que la reproducción sea fiel y duradera, lo que supone:

• una huella electrónica que garantice que cualquier modificación posterior de la copia sea detectable;
• ya sea una firma electrónica avanzada o cualificada, ya sea un sello electrónico, ya sea cualquier procedimiento que ofrezca garantías equivalentes;
• un sellado de tiempo conforme a las exigencias del reglamento europeo eIDAS (Reglamento UE n.º 910/2014);
• una conservación en condiciones que impidan cualquier alteración, con trazabilidad de las operaciones.

Fíjese en la palabra clave: presunción. Si marca todas estas casillas, corresponde a la otra parte demostrar que su copia ha sido manipulada, tarea difícil. Si no las marca, la copia sigue siendo admisible (la prueba es libre para los hechos jurídicos, artículo 1358), pero es usted quien debe convencer al juez. La diferencia de comodidad procesal es considerable.

La norma NF Z42-013 y su equivalente internacional

La norma NF Z42-013, publicada por AFNOR y recogida a nivel internacional bajo la referencia ISO 14641, describe las especificaciones de un sistema de archivo electrónico (SAE) con valor probatorio. No es obligatoria en sí misma, pero constituye la referencia que los peritos judiciales y los auditores utilizan para evaluar un dispositivo.

Sus exigencias estructurales:

La norma NF Z42-026 completa el dispositivo para la digitalización fiel de documentos en papel, la que le afecta si escanea un fax recibido en papel térmico para incorporarlo a un expediente digital.

El Service interministériel des Archives de France (SIAF) publica además referenciales y guías prácticas sobre el archivo electrónico en el sector público, útiles incluso para entidades privadas: explican en particular la noción de «cadena de confianza» del documento.

El caso particular del papel térmico

Muchos faxes antiguos siguen imprimiendo en papel térmico. Este soporte se borra: por efecto del calor, de la luz o simplemente del tiempo, la tinta se difumina hasta volverse ilegible en pocos años. Un fax recibido en 2020 en papel térmico y guardado en un archivador expuesto puede ser hoy un rectángulo gris.

La regla es sencilla: digitalizar de inmediato todo fax recibido en térmico, respetando las exigencias de la copia fiable, y conservar el papel mientras sea legible. La digitalización realizada el mismo día de la recepción, con sello de tiempo, vale infinitamente más que una digitalización hecha tres años más tarde sobre un documento degradado, del que la parte contraria podrá decir que es ilegible y, por tanto, incierto.

Cuánto tiempo hay que conservar cada cosa

No existe un «plazo de conservación del fax». El plazo depende del contenido, no del canal. Los plazos que figuran a continuación son los habitualmente aplicados, procedentes del Código de Comercio, el Código Civil, el Código del Trabajo y el Código de la Salud Pública franceses; el portal service-public.fr publica una síntesis actualizada periódicamente.

Dos principios rigen la lectura de esta tabla.

Primer principio: se conserva al menos hasta que expire el plazo de prescripción aplicable. No tiene ningún sentido destruir un justificante si todavía se puede ser demandado sobre esa base.

Segundo principio: el RGPD prohíbe conservar indefinidamente. El artículo 5.1.e del reglamento impone una limitación del plazo de conservación. Un fax que contenga datos personales —y la mayoría los contiene— debe suprimirse o archivarse de forma restringida una vez alcanzada la finalidad. La CNIL recomienda distinguir tres fases: base activa, archivo intermedio (acceso restringido, justificado por una obligación legal o un posible litigio), archivo definitivo o supresión. Conservar «por si acaso», sin plazo definido, es en sí mismo un incumplimiento.

En los documentos sanitarios esta tensión es especialmente marcada: los plazos del Código de la Salud Pública son largos, pero el acceso debe estar estrictamente limitado. Hemos abordado estas obligaciones específicas en nuestro artículo sobre el fax médico y los datos de salud.

Construir una cadena de archivo que resista

Qué hay que conservar junto

Un fax archivado en solitario no vale casi nada. Lo que constituye la prueba es el conjunto de indicios. Conserve siempre, dentro de una misma unidad de archivo:

1. El documento transmitido en sí, en su estado exacto de envío (preferiblemente PDF/A).
2. La portada fechada, con emisor, destinatario y número de páginas.
3. El informe de transmisión: fecha, hora, número llamado, número de páginas transmitidas, duración, mención del resultado y, si el aparato lo proporciona, el identificador del fax destinatario (CSID).
4. El registro de envíos del periodo, que sitúa el envío dentro de una secuencia coherente de actividad.
5. El acuse de recibo eventual: respuesta por fax, correo electrónico de confirmación, llamada telefónica consignada en una nota fechada.

Es la acumulación de estos elementos concordantes lo que convierte un documento aislado en una prueba difícilmente impugnable.

El gesto técnico: huella y sellado de tiempo

En concreto, desde la constitución del expediente:

• Generar una huella SHA-256 de cada archivo y consignarla en un fichero índice que a su vez lleve sello de tiempo.
• Hacer sellar temporalmente el conjunto por un prestador de servicios de confianza. La lista de prestadores cualificados en Francia se publica en la Trusted List de la ANSSI y en la lista europea de confianza que mantiene la Comisión Europea.
• Idealmente, aplicar un sello electrónico de la persona jurídica (organización), más adecuado que una firma personal para un flujo documental repetitivo.

Estas operaciones ya no están reservadas a las grandes estructuras: la mayoría de las soluciones de caja fuerte digital y de los servicios de fax en línea las integran de forma nativa. Compruebe simplemente, en las condiciones del servicio, que el sellado de tiempo sea realmente cualificado eIDAS y no un simple campo «fecha» registrado por el software.

El registro de eventos

Es la pieza que los peritos miran en primer lugar y la que las organizaciones olvidan más a menudo. El registro debe consignar, de forma no modificable: el ingreso del documento, cada consulta con la identidad del usuario, cada exportación, cada migración de formato, cada verificación de huella y la destrucción final. Un registro llevado correctamente hace que impugnar la integridad resulte prácticamente imposible.

La migración de formato

Diez años es mucho tiempo a escala del software. Una política de perdurabilidad prevé controles de integridad periódicos (recálculo de las huellas al menos una vez al año) y migraciones documentadas hacia formatos siempre legibles. Cada migración debe quedar registrada en el diario, conservando la huella anterior y la nueva. Una migración silenciosa es una ruptura de la cadena de confianza.

Los cinco errores que arruinan un archivo

1. Almacenar no es archivar. Una carpeta compartida, un NAS, una nube de consumo: son espacios de almacenamiento. Los archivos son modificables, desplazables, sobrescribibles. Ninguna presunción de fiabilidad se les aplica.

2. Renombrar los archivos. Cada cambio de nombre modifica los metadatos y debilita la coherencia del expediente. Los nombres deben fijarse a la entrada y no cambiar más; las necesidades de búsqueda se resuelven mediante metadatos de índice, no mediante el nombre del archivo.

3. Conservar solo el PDF «limpio». Muchas entidades vuelven a escanear o reimprimen un fax para obtener un documento más legible y tiran el original. Se pierde así la huella material de la transmisión.

4. Dejar la retención por defecto. Los servidores de fax y las pasarelas fax-a-correo suelen purgar a los 30, 60 o 90 días. Ese valor debe decidirse en función de la tabla de conservación, no heredarse de una configuración de fábrica.

5. Confundir copia de seguridad y archivo. Una copia de seguridad sirve para restaurar un sistema tras un incidente; se sobrescribe por rotación. Un archivo sirve para probar; está congelado. Ambos son necesarios y no se sustituyen entre sí.

Preguntas frecuentes

¿Basta con un fax archivado en formato PDF ante un juez?

Es admisible, pero su fuerza probatoria depende de lo que lo acompañe. Un PDF suelto, sin informe de transmisión ni sello de tiempo, se analizará como un simple indicio. Ese mismo PDF acompañado de su informe de transmisión, sellado temporalmente por un prestador cualificado e incorporado a un sistema trazable, se beneficia de la presunción de fiabilidad del artículo 1379 del Código Civil.

¿Puedo destruir el original en papel tras digitalizarlo?

Sí, si la copia cumple las condiciones del decreto del 5 de diciembre de 2016 (copia fiable). Incluso es recomendable en el caso del papel térmico, que se degrada. Ahora bien, atención: ciertos actos exigen la conservación del original firmado, en particular los documentos públicos y determinados títulos. En caso de duda sobre un documento vinculante, conserve el papel.

¿Hace falta un sistema de archivo electrónico certificado?

La certificación NF Z42-013 / ISO 14641 no es una obligación legal, salvo normativa sectorial específica. En cambio, constituye un argumento muy sólido en caso de impugnación y a menudo la exigen los adjudicadores públicos. Para una entidad pequeña, una caja fuerte digital conforme a la norma NF Z42-020 ofrece ya un nivel de garantía serio.

¿Cuánto tiempo hay que guardar un informe de transmisión?

Tanto tiempo como el documento al que se refiere. El informe solo tiene interés asociado al fax: separarlos, o aplicar al informe un plazo más corto, equivale a privar al documento de su prueba de envío justo en el momento en que se necesitaría.

¿El RGPD me obliga a suprimir faxes que debo conservar legalmente?

No. El artículo 17.3.b del RGPD prevé expresamente que el derecho de supresión no se aplica cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal de conservación. Sí debe, en cambio, restringir el acceso a esos archivos y documentar la base jurídica de su conservación en su registro de actividades de tratamiento.

¿Un fax enviado desde un servicio en línea queda mejor archivado?

A menudo sí, porque estos servicios generan automáticamente un acuse con sello de tiempo y conservan un registro del lado del servidor. Pero compruebe dos puntos en las condiciones generales: el plazo de conservación ofrecido y la posibilidad de exportar sus elementos de prueba. Un registro que no pueda extraer desaparecerá junto con el prestador. Las modalidades de cada servicio se detallan en nuestras preguntas frecuentes.

En resumen

• El artículo 1379 del Código Civil y el decreto del 5 de diciembre de 2016 equiparan la copia fiable al original: huella, sellado de tiempo eIDAS, trazabilidad.
• La norma NF Z42-013 / ISO 14641 define el sistema de archivo con valor probatorio; NF Z42-026 regula la digitalización fiel.
• El plazo de conservación depende del contenido, no del fax: 10 años para los documentos contables, 5 años en derecho común, 20 años para una historia clínica hospitalaria.
• El RGPD impone una limitación de la conservación: defina tres fases (activa, intermedia, definitiva) y documéntelas.
• Archive el fax junto con su portada, su informe de transmisión y el registro de envíos: es el conjunto de indicios lo que constituye la prueba.
• Digitalice de inmediato todo fax recibido en papel térmico, que se borra en pocos años.
• No confunda nunca almacenamiento, copia de seguridad y archivo: solo el tercero está concebido para probar.