Fax und Gesellschafterversammlung: einladen und abstimmen

Kurze Antwort: Das Fax kann dazu dienen, eine Gesellschafterversammlung einzuberufen und eine Vollmacht oder eine Fernabstimmung zu übermitteln – aber nur dann, wenn die Satzung es nicht ausschließt und die gesetzliche Frist auf den Tag genau eingehalten wird. Für eine SARL (französische GmbH) schreibt Artikel R. 223-20 des Code de commerce eine Einladung mindestens fünfzehn Tage vor der Versammlung vor, per Einschreiben oder – seit der Reform von 2019 – elektronisch, sofern der Gesellschafter vorab zugestimmt hat. Bei einer Aktiengesellschaft (société anonyme) gelten fünfzehn Tage für die erste Einladung (R. 225-69) und einundzwanzig Tage, wenn bei börsennotierten Gesellschaften eine Veröffentlichung in einem amtlichen Anzeigenblatt erfolgt. Bei einer SAS entscheidet allein die Satzung: Sie ist maßgeblich, und viele Satzungen erlauben ausdrücklich „jedes schriftliche Kommunikationsmittel". Der teuerste Fehler besteht nicht darin, ein Fax genutzt zu haben, sondern darin, nicht beweisen zu können, an welchem Datum die Einladung versendet wurde – denn eine verspätete oder nicht nachweisbare Einladung eröffnet den Weg zu einer Nichtigkeitsklage gegen die Beschlüsse.

Warum die Einladung die Schwachstelle jeder Versammlung ist

Eine Gesellschafterversammlung wird selten inhaltlich angegriffen. Sie wird formal angegriffen – und fast immer an derselben Stelle: an der Ordnungsmäßigkeit der Einladung. Ein Minderheitsgesellschafter, der eine Kapitalerhöhung, die Abberufung eines Geschäftsführers oder die Feststellung des Jahresabschlusses kippen will, prüft zuerst drei Punkte: Wurde er eingeladen? Wurde er fristgerecht eingeladen? Und nannte die Tagesordnung den tatsächlich beschlossenen Punkt?

Artikel L. 223-27 des Code de commerce ist für die SARL eindeutig: Eine nicht ordnungsgemäß einberufene Versammlung kann für nichtig erklärt werden, es sei denn, alle Gesellschafter waren anwesend oder vertreten. Für Aktiengesellschaften sieht Artikel L. 225-104 ebenfalls die Nichtigkeit von Beschlüssen einer nicht ordnungsgemäß einberufenen Versammlung vor – mit einer wichtigen Einschränkung: Die Klage ist unzulässig, wenn alle Aktionäre anwesend oder vertreten waren.

Mit anderen Worten: Das Risiko ist nicht theoretisch. Es verwirklicht sich Monate später, wenn eine Entscheidung vor dem Handelsgericht angefochten wird und die Geschäftsführung den Nachweis einer am 12. abgeschickten Einladung für eine Versammlung am 28. vorlegen muss. Genau in diesem Moment wird die Frage des genutzten Kanals entscheidend.

Was die Vorschriften erlauben – Gesellschaftsform für Gesellschaftsform

SARL: Das Einschreiben bleibt die Regel

Artikel R. 223-20 des Code de commerce verlangt für die SARL eine Einladung per Einschreiben, die mindestens fünfzehn Tage vor der Versammlung versendet wird. Das Dekret Nr. 2019-1118 hat den elektronischen Weg geöffnet, jedoch unter einer strengen Bedingung: Der Gesellschafter muss vorab zugestimmt und eine E-Mail-Adresse mitgeteilt haben. Ein ohne diese Zustimmung versendetes Fax ersetzt in einer klassischen SARL also nicht das Einschreiben.

In der Praxis spielt das Fax hier eine ergänzende und ausgesprochen nützliche Rolle: Es begleitet das Einschreiben, um Zeit zu gewinnen, es übermittelt die Anlagen (Jahresabschluss, Lagebericht, Wortlaut der Beschlussvorlagen), die der Gesellschafter einsehen können muss, und es dient als Ausweichkanal, wenn ein Gesellschafter postalisch nicht erreichbar ist. Der Beweiswert des Sendeberichts stützt dann den postalischen Versand – dieses Zusammenspiel von Indizien erläutern wir ausführlich in unserem Beitrag zum Beweiswert des Fax vor Gericht.

SAS: Die Satzung ist das Gesetz

Bei einer vereinfachten Aktiengesellschaft (SAS) verweist Artikel L. 227-9 für die Modalitäten der Beschlussfassung auf die Satzung. Dies ist die flexibelste Gesellschaftsform – und zugleich jene, in der das Fax am häufigsten zugelassen ist. Eine verbreitete Klausel bestimmt, dass die Gesellschafter „mit allen schriftlichen Kommunikationsmitteln, insbesondere einfachem Brief, Einschreiben, Telefax oder E-Mail" konsultiert werden.

Enthält Ihre Satzung diese Formulierung, ist das Fax uneingeschränkt wirksam. Nennt sie ausschließlich das Einschreiben, ist es das nicht – und keine Praxis, so eingespielt sie auch sein mag, heilt einen satzungsmäßigen Formverstoß. Lesen Sie vor jeder Einladung den Abschnitt über die Gesellschafterbeschlüsse nach: zehn Minuten Lektüre, die eine Nichtigkeit verhindern.

SA: Harte Fristen und verstärkter Formalismus

Bei nicht börsennotierten Aktiengesellschaften erfolgt die Einladung der Namensaktionäre per einfachem Brief oder Einschreiben, mindestens fünfzehn Tage vor dem Versammlungstermin bei der ersten Einladung und sechs Tage bei einer erneuten Einladung (Artikel R. 225-69). Artikel R. 225-63 erlaubt seit 2010 die Einladung auf elektronischem Weg, sofern der Aktionär mindestens zwanzig Tage vorher schriftlich zugestimmt hat. Nach der überwiegenden Auffassung in der Literatur fällt das Fax in diese Kategorie – Vorsicht gebietet hier jedoch, es niemals allein zu verwenden.

Vereine und Wohnungseigentümergemeinschaften: andere Regeln

Bei Vereinen richtet sich alles nach Satzung und Geschäftsordnung; die Einreichung von Vereinsunterlagen behandeln wir in einem eigenen Beitrag zu Vereinen. Bei Wohnungseigentümergemeinschaften ist die Einladung zur Versammlung durch das Dekret vom 17. März 1967 geregelt, mit einer Frist von einundzwanzig Tagen und einer abschließenden Aufzählung der zulässigen Kanäle – dieses Thema behandeln wir im Beitrag über Verwalter und Wohnungseigentum.

Die drei Einsatzfälle, in denen das Fax unschlagbar bleibt

1. Die Vollmacht in letzter Minute

Ein Gesellschafter auf Reisen, eine Versammlung am nächsten Morgen um 9 Uhr, eine zu unterzeichnende Vollmacht: Das Fax bleibt der einfachste Weg, eine unterschriebene Vertretungsvollmacht in Umlauf zu bringen. Der Gesellschafter erhält das Formular, unterschreibt handschriftlich und sendet es per Telefax zurück. Der Versammlungsleiter verfügt über ein unterzeichnetes, durch den Sendebericht mit Zeitstempel versehenes Dokument, das sofort verwendbar ist.

Vorsicht jedoch: Die Wirksamkeit einer per Fax übermittelten Vollmacht hängt auch hier von der Satzung und der Versammlungsordnung ab. Viele Gesellschaften verlangen bei besonders sensiblen Abstimmungen (Satzungsänderung, Zustimmung zur Anteilsübertragung) das Original. Die sichere Praxis besteht darin, das Fax für die Durchführung der Versammlung zu akzeptieren und das Original in den folgenden Tagen nachzufordern, um es zum Register zu nehmen.

Für solche wiederkehrenden Vorgänge verändert ein kleiner tragbarer Dokumentenscanner mit Einzelblatteinzug direkt am Arbeitsplatz den Alltag: Er digitalisiert eine beidseitig beschriebene Vollmacht in wenigen Sekunden, ohne dass ein ganzes Multifunktionsgerät hochgefahren werden muss.

2. Die Briefwahl

Aktiengesellschaften kennen das Briefwahlformular, geregelt in den Artikeln R. 225-76 ff. Der Text verlangt einen Eingang mindestens drei Tage vor der Versammlung, soweit die Satzung keine kürzere Frist vorsieht. Das Fax ermöglicht es, diese Frist zu halten, wenn die Post es nicht mehr schafft, und der Sendebericht dokumentiert die genaue Eingangszeit – eine Information, die ein einfacher Brief niemals liefert.

3. Die Übermittlung der Vorbereitungsunterlagen

Das Informationsrecht der Gesellschafter ist ein substanzielles Recht. In der SARL verlangt Artikel L. 223-26 die Übermittlung des Jahresabschlusses, des Lageberichts und des Wortlauts der Beschlussvorlagen fünfzehn Tage vor der Versammlung. Ein Gesellschafter, der nichts erhalten hat, kann die Nichtigerklärung verlangen. Mit dem Fax lässt sich ein vollständiger Unterlagensatz in einem einzigen Vorgang versenden – und für jede Sendung ein technischer, empfängerbezogener Nachweis erhalten.

Es ist zugleich einer der wenigen Fälle, in denen noch Dutzende Seiten gefaxt werden. Bei solchen Mengen verhindert Faxpapier mit höherer Grammatur Papierstaus in älteren Geräten, und ein Büroheftgerät mit hoher Kapazität verhindert, dass bei der Vorbereitung zwei Dokumentensätze durcheinandergeraten.

Der Rückwärtsterminplan einer sauberen Versammlung

Eine Gesellschafterversammlung wird von hinten geplant, ausgehend vom Versammlungstermin. Hier ist der Rückwärtsterminplan, der in allen Konstellationen trägt.

Der kritische Punkt liegt in der Fristberechnung. Die fünfzehn Tage laufen grundsätzlich ab dem Versand und nicht ab dem Zugang, und der Versammlungstag zählt nicht mit. Im Zweifel rechnen Sie zwei Tage Sicherheitsmarge ein: Kein Richter hat jemals einen Beschluss wegen übermäßiger Sorgfalt aufgehoben.

Ein Versammlungsregister mit nummerierten Blättern bleibt das Mittel der Wahl, um Protokolle festzuhalten: Es dokumentiert die Chronologie und macht jede nachträgliche Einfügung sichtbar – was deutlich mehr wert ist als ein Ringbuch.

Den Versand beweisen: Was ein Sendebericht wert ist

Ein Fax-Sendebericht – ob vom Gerät oder von einem Online-Dienst – nennt die angerufene Nummer, Datum, Uhrzeit, Dauer, Seitenzahl und den Status des Verbindungsaufbaus. Es handelt sich um ein Schriftstück in elektronischer Form im Sinne der Artikel 1366 und 1367 des Code civil, dessen Beweiswert der Tatrichter frei würdigt.

Was er belegt: dass ein Anruf zu einer bestimmten Nummer zu einem bestimmten Zeitpunkt zustande gekommen ist und dass eine bestimmte Anzahl von Seiten übertragen wurde.

Was er nicht belegt: den Inhalt der Seiten. Daher ist ein sorgfältig gestaltetes Deckblatt absolut unverzichtbar, mit Angabe des Betreffs („Einladung zur ordentlichen Gesellschafterversammlung vom 28. Oktober 2026"), des Aktenzeichens und der exakten Seitenzahl einschließlich Deckblatt. Unsere Deckblatt-Vorlage erläutert die vier Angaben, die den Unterschied machen.

Ein letzter, viel zu oft vernachlässigter Reflex: den Sendebericht gemeinsam mit einer Kopie des versendeten Dokuments aufbewahren, zusammengeheftet. Ein Bericht allein, ohne den zugehörigen Seitensatz, verliert den größten Teil seiner Kraft. Die geltenden Aufbewahrungsfristen erläutern wir in unserem Beitrag zur Archivierung von Fax-Sendenachweisen.

Häufige Fehler und ihre Folgen

• Mit einer unpräzisen Tagesordnung einladen. Ein außerhalb der Tagesordnung gefasster Beschluss ist anfechtbar – mit Ausnahme der Abberufung eines Geschäftsführers, die stets auch während der Sitzung beschlossen werden kann.
• Einen Gesellschafter vergessen. Dazu zählen auch Nutzungsberechtigte, Nießbrauchsbelastete oder Miteigentümer mit Teilnahmerecht.
• Die fünfzehn Tage ab dem Zugang rechnen. Die Frist läuft ab dem Versand, der Text spricht aber von „mindestens fünfzehn Tagen": Wer kürzt, geht ein Risiko ein.
• Faxen, ohne die Nummer zu prüfen. Eine bei einem Dritten gelandete Einladung ist zugleich ein Formverstoß und ein Vertraulichkeitsleck; das Vorgehen zur Schadensbegrenzung beschreiben wir im Beitrag über das an die falsche Nummer gesendete Fax.
• Das Register nicht führen. Ein nicht ins Register übertragenes Protokoll macht eine Entscheidung angreifbar, selbst wenn es unterschrieben ist.

Nach der Versammlung: das Protokoll und seine Kopien

Das Protokoll muss Datum und Ort der Versammlung, die Identität des Versammlungsleiters, die anwesenden und vertretenen Gesellschafter, die übermittelten Unterlagen, den Wortlaut der Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse enthalten. In der SARL verlangt Artikel R. 223-24 die Eintragung in ein nummeriertes und paraphiertes Register oder auf lückenlos durchnummerierte Einzelblätter.

Die Empfänger des Protokolls sind zahlreich: Gesellschafter, Abschlussprüfer, Steuerberater für die Einreichung des Jahresabschlusses, Registergericht für die der Publizität unterliegenden Beschlüsse. Das Fax bleibt ein geeigneter Kanal für dringende Übermittlungen an die Steuerberatungskanzlei – siehe unseren Beitrag zur Übermittlung von Unterlagen an den Steuerberater – und für den Austausch mit der Geschäftsstelle des Handelsgerichts.

Für Gesellschaften, die noch ein Papierregister führen, spart ein automatischer Datumsstempel auf dem Schreibtisch des Rechtssekretariats erheblich Zeit und sorgt für einheitliche Eingangsvermerke auf jedem Schriftstück.

Häufige Fragen

Ist eine Einladung zur Gesellschafterversammlung per Fax wirksam?

Ja, wenn die Satzung es erlaubt – was bei der SAS häufig der Fall ist – oder wenn der Gesellschafter der elektronischen Einladung vorab zugestimmt hat. In der SARL bleibt das Einschreiben nach Artikel R. 223-20 die Regel: Das Fax ergänzt es sinnvoll, ersetzt es aber ohne Zustimmung nicht.

Kann man eine Vollmacht für die Gesellschafterversammlung per Fax senden?

Ja, in der großen Mehrheit der Fälle, sofern keine abweichende Satzungsklausel besteht. Bewährte Praxis: das Fax für die Durchführung der Versammlung akzeptieren und das Original anschließend nachfordern, um es der Anwesenheitsliste beizufügen.

Was passiert, wenn die Fünfzehn-Tage-Frist nicht eingehalten wird?

Die Beschlüsse sind auf Antrag eines Gesellschafters anfechtbar, es sei denn, alle Gesellschafter waren anwesend oder vertreten. Die Nichtigerklärung erfolgt nicht automatisch: Der Richter beurteilt, wie stark das Teilnahmerecht tatsächlich beeinträchtigt wurde.

Wie lange müssen Sendeberichte aufbewahrt werden?

Mindestens fünf Jahre – die allgemeine Verjährungsfrist für Nichtigkeitsklagen im Gesellschaftsrecht – und länger für alles, was das Kapital betrifft. Im Zweifel orientieren Sie sich an der Aufbewahrungsfrist des Versammlungsregisters.

Ist das Fax für eine Wohnungseigentümerversammlung zulässig?

Nein, nicht ohne Weiteres. Das Dekret vom 17. März 1967 zählt die Zustellungsformen für Einladungen zu Wohnungseigentümerversammlungen abschließend auf; das Fax gehört nicht dazu. Für den vorbereitenden Austausch mit dem Verwalter kann es hingegen dienen.

Fazit

• Prüfen Sie zuerst die Satzung: Bei der SAS ist sie maßgeblich, bei SARL und SA schreibt der Code de commerce einen strengeren Formalismus vor.
• Fünfzehn Tage ist die Referenzfrist für SARL und nicht börsennotierte SA; einundzwanzig Tage gelten für börsennotierte Gesellschaften und Wohnungseigentümergemeinschaften.
• Das Fax ist ausgezeichnet als Zweitkanal neben einem Einschreiben, für Vollmachten in letzter Minute, Briefwahlstimmen und umfangreiche Vorbereitungsunterlagen.
• Der Sendebericht beweist den Versand, nicht den Inhalt: Heften Sie ihn konsequent an eine Kopie des Dokuments und ein aussagekräftiges Deckblatt.
• Bewahren Sie Einladungen, Vollmachten, Anwesenheitsliste und Protokolle mindestens fünf Jahre auf, eingetragen in ein nummeriertes Register.
• Müssen Sie sofort eine Einladung oder eine Vollmacht versenden? Der Online-Faxversand und die FAQ beantworten alle Fragen zu Format und Zielnummer.