Das Faxgerät ersetzen: der Migrationsplan in 6 Schritten

Kurze Antwort: Ein Faxgerät zieht man nicht einfach ab – man zieht damit um. Eine gelungene Migration besteht aus sechs Schritten: erfassen, wer Ihnen tatsächlich Faxe schickt, die Rufnummer per Portierung behalten, den Versand auf einen Online-Faxdienst umstellen, den Empfang als PDF in ein gemeinsames Postfach und ein Archiv organisieren, die Korrespondenzpartner schriftlich vorab informieren und anschließend drei Monate Parallelbetrieb einplanen, bevor abgeschaltet wird. Der klassische Fehler ist nicht technischer Natur: Er besteht darin, die Leitung zu kappen, ohne geprüft zu haben, ob das Labor, die Rentenkasse oder das Gericht auf der Gegenseite weiterhin an die alte Nummer schreibt. Ein verlorenes Fax kommt nicht zurück wie eine E-Mail: Niemand sagt Ihnen Bescheid.

Warum sich die Frage gerade jetzt stellt

Der technische Zeitplan hat den IT-Abteilungen die Entscheidung abgenommen. Orange betreibt seit 2018 die schrittweise Abschaltung des analogen Telefonnetzes (RTC): zunächst Ende der Vermarktung neuer Analoganschlüsse, dann technische Abschaltungen nach geografischen Gebieten, gestaffelt bis zum Ende des Jahrzehnts. Die Arcep begleitet dieses Vorhaben und veröffentlicht regelmäßig den Stand der einzelnen Abschaltlose. Konkret heißt das: Ein Unternehmen, das noch ein an eine analoge Dose angeschlossenes Faxgerät besitzt, wird eines Tages erleben, dass seine Leitung auf ein IP-Angebot umgestellt wird – und ein analoges Fax auf einer IP-Verbindung ist etwas völlig anderes.

Das von Faxgeräten genutzte Protokoll T.30 wurde für einen durchgehenden Audiokanal entwickelt. Über IP wird die Sprache in Pakete zerlegt, komprimiert und mitunter in falscher Reihenfolge wieder zusammengesetzt. Das Ergebnis zeigt sich sofort: fehlgeschlagene Aushandlungen, abgeschnittene Seiten, Übertragungen, die endlos bei 9.600 bit/s neu starten. Die Anbieter offerieren zwar das Protokoll T.38, das für die Faxübertragung über IP konzipiert wurde, doch es setzt voraus, dass die gesamte Übertragungskette es unterstützt – auch beim Empfänger. Mit anderen Worten: Das Ergebnis hängt an einem Glied, auf das Sie keinerlei Einfluss haben.

Dazu kommen ganz praktische Gründe. Ein Faxgerät verbraucht Toner, Papier, einen Wartungsvertrag und ein eigenes Leitungsabonnement. Es produziert Dokumente, die stundenlang in einem für alle zugänglichen Ausgabefach liegen – was bei Gesundheitsdaten oder Unterlagen aus einem Arbeitsgerichtsverfahren mit Blick auf die DSGVO und die Empfehlungen der CNIL zur Sicherheit von Räumlichkeiten und Datenträgern ein echtes Problem darstellt.

Schritt 1 – Messen, bevor entschieden wird

Vor jeder Abwägung braucht es Zahlen. Die meisten Organisationen über- oder unterschätzen ihre Faxnutzung massiv, weil sich schlicht niemand damit befasst.

Ziehen Sie das Aktivitätsjournal des Faxgeräts (jedes Modell führt eines, häufig über 200 bis 500 Zeilen ausdruckbar) und fordern Sie, falls das Gerät an einer Telefonanlage hängt, den Verbindungsnachweis der betreffenden Leitung über zwölf Monate an. Sie suchen vier Angaben:

Das Ergebnis überrascht oft. Viele Kanzleien und Praxen stellen fest, dass sie drei Faxe pro Monat senden, aber vierzig empfangen – allesamt von fünf Absendern: einem Labor, einer Krankenkasse, einer Versicherung, einer Apotheke, einer Behörde. In diesem Fall lautet die Aufgabe nicht „wie senden wir", sondern „wie empfangen wir sauber".

Schritt 2 – Über das Schicksal der Rufnummer entscheiden

Das ist die strukturbildende Entscheidung, und sie fällt früh, weil sie den gesamten Zeitplan bestimmt.

Die Nummer behalten. Eine Faxnummer steht auf Briefköpfen, Rezepten, Verträgen, Branchenverzeichnissen und Einrichtungsprofilen in öffentlichen Registern. Sie zu streichen heißt zu akzeptieren, dass jahrelang Dokumente ins Leere laufen. Die Rufnummernmitnahme ist ein Recht: Sie erlaubt, eine geografische Nummer zu einem anderen Anbieter zu übertragen – auch zu einem Online-Faxdienst, der sie an ein digitales Empfangspostfach anbindet. Rechnen Sie mit zehn Tagen bis zu einigen Wochen und halten Sie den RIO-Code der Leitung bereit, den Sie durch Anruf der 3179 vom betreffenden Anschluss erhalten.

Die Nummer aufgeben. Nur denkbar, wenn der eingehende Verkehr nahe null liegt oder Ihre Korrespondenzpartner wenige und leicht einzeln zu informieren sind. Sehen Sie in diesem Fall dennoch eine Umleitung oder eine Ansage für sechs bis zwölf Monate vor – die meisten Anbieter bieten das für die gekündigte Leitung zu geringen Kosten an.

Parallel eine neue Nummer einrichten. Das ist der bequeme Weg: Sie richten eine digitale Faxnummer ein, nutzen sie für alle neuen Kontakte und lassen die alte laufen, bis der Vorrat an gedruckten Briefköpfen aufgebraucht ist. Langsamer, aber ohne Bruch.

Einfache Regel: Solange ein gedrucktes offizielles Dokument mit Ihrer alten Nummer im Umlauf ist, muss diese Nummer erreichbar bleiben.

Schritt 3 – Den Versand umstellen

Das ist der einfachste Teil, und deshalb wird er oft zuerst angegangen. Ein Versand über einen Onlinedienst folgt immer derselben Mechanik: Sie laden ein PDF hoch, geben die Nummer im internationalen Format ein und erhalten eine technische Bestätigung. Unser vollständiger Leitfaden zum Faxversand online beschreibt die Dateivorbereitung und die Fallstricke bei der Rufnummerneingabe; zwei Punkte verdienen im Migrationskontext eine Erinnerung.

Erstens: Das Deckblatt ändert seinen Status. Auf einem Faxgerät dient es dazu, das Dokument innerhalb einer Abteilung weiterzuleiten. In einem digitalen Ablauf wird es zum Bindeglied zwischen Dokument und Sendebericht: Es muss den Betreff, den identifizierbaren Absender, die Seitenzahl und das Datum tragen. Genau auf dieses Dreigespann schaut ein Gericht, wie wir zum Beweiswert des Fax vor Gericht erläutert haben.

Zweitens: Der Sendebericht muss automatisch erfasst werden. Auf Papier kam er aus dem Drucker und jemand heftete ihn an. Online trifft er per E-Mail ein oder verbleibt in einer Oberfläche – und verschwindet, wenn niemand festgelegt hat, wo er abzulegen ist. Genau hier entscheidet sich, ob eine Migration gelingt oder ob still und leise die Nachvollziehbarkeit verloren geht.

Schritt 4 – Den Empfang organisieren, nicht nur das Postfach

Faxe als PDF in einem E-Mail-Postfach zu empfangen, ist die naheliegende Lösung. Es ist zugleich diejenige, die den größten Schaden anrichtet, wenn sie schlecht eingerahmt ist.

Drei Grundsätze, die vor der Umstellung festzulegen sind:

• Ein gemeinsames Funktionspostfach, niemals ein persönliches. Ein Fax, das an die Adresse eines Mitarbeiters geht, ist während dessen Urlaub unzugänglich und verschwindet am Tag seines Austritts. Richten Sie eine Funktionsadresse ein (fax@, sekretariat@) mit mehreren berechtigten Empfängern und einer schriftlich dokumentierten Liste der Zugriffsberechtigten.
• Sofortige Ablage in der Fachakte. Das E-Mail-Postfach ist kein Archiv: Es wird bereinigt, neu indexiert, der Anbieter wechselt. Das empfangene PDF muss noch am selben Tag in die Patientenakte, die Kundenakte oder das DMS abgelegt werden – zusammen mit der Empfangsbestätigung. Genau diesen Gedankengang entwickeln wir in unserem Artikel zur Archivierung von Faxen und ihrem Beweiswert über zehn Jahre.
• Verschlüsselung im Ruhezustand und eine definierte Aufbewahrungsdauer. Die DSGVO verlangt eine begrenzte und verhältnismäßige Aufbewahrungsdauer; die CNIL erinnert daran, dass ein „für alle Fälle" aufbewahrtes Datum ein rechtswidriges Datum ist. Legen Sie je Dokumentart eine Frist fest und lassen Sie sie durch die Konfiguration durchsetzen, nicht durch guten Willen.

Für Gesundheitsberufe ist die Anforderung noch strenger: Gesundheitsdaten dürfen nicht beliebig gespeichert werden, das Hosting muss im Sinne von Artikel L.1111-8 des französischen Gesundheitsgesetzbuchs HDS-zertifiziert sein. Diesen Rahmen haben wir in unserer Analyse zu medizinischem Fax und Gesundheitsdaten ausführlich dargestellt.

Schritt 5 – Die Korrespondenzpartner informieren, schriftlich und zweimal

Eine Migration scheitert selten aus technischen Gründen; sie scheitert, weil ein Partner seine Stammdaten nie aktualisiert hat.

Senden Sie eine schriftliche Mitteilung an Ihre zwanzig wichtigsten Kontakte – und zwar per Fax, denn genau diesen Kanal nutzen sie –, sechs Wochen später dann ein zweites Mal. Die Nachricht sollte in fünf Zeilen passen und enthalten:

1. Das genaue Datum der Umstellung.
2. Die neue Nummer oder den ausdrücklichen Hinweis „Nummer unverändert", falls Sie die Leitung portiert haben.
3. Den empfohlenen Ersatzkanal (sichere E-Mail-Adresse, Portal, sicherer Gesundheitsmessenger im medizinischen Bereich).
4. Einen menschlichen Ansprechpartner mit Telefonnummer für Notfälle.
5. Das Enddatum des Parallelbetriebs.

Aktualisieren Sie im selben Zug alles, was Ihre Nummer anzeigt: Briefköpfe, E-Mail-Signaturen, Website, Visitenkarten, Einrichtungsprofile, Branchenverzeichnisse, Mustverträge, Formulare. Diese Liste ist fast immer länger als erwartet – erstellen Sie sie vorher, nicht hinterher.

Für Arztpraxen ist die wichtigste Alternative nicht die gewöhnliche E-Mail, sondern MSSanté, der von der Agence du Numérique en Santé betriebene Vertrauensraum für sichere Nachrichtenübermittlung. Für den Austausch mit der Assurance Maladie wird ein Großteil der früher per Fax abgewickelten Vorgänge heute über amelipro abgewickelt. Für juristische Berufe deckt das RPVA den Austausch mit den Gerichten ab, und das elektronische Einschreiben im Sinne der eIDAS-Verordnung und des Artikels L.100 des französischen Postgesetzbuchs ersetzt das Fax bei förmlichen Zustellungen mit Vorteil.

Schritt 6 – Parallelbetrieb, dann Abschaltung

Halten Sie beide Kanäle mindestens drei Monate offen. In dieser Zeit gilt eine einzige Regel: das physische Faxgerät täglich leeren und protokollieren, was dort noch eingeht. Sie werden sehen, wie der Strom versiegt – oder eben nicht, und dann wissen Sie, wer nicht informiert wurde.

Vor der endgültigen Abschaltung vier Prüfungen:

• Ist das Faxjournal in den letzten dreißig Tagen leer? Falls nicht, identifizieren Sie die verbliebenen Absender und sprechen Sie sie namentlich an.
• Wurde der Gerätespeicher gelöscht? Ein Multifunktionsfaxgerät bewahrt die zuletzt gescannten Seiten häufig auf einer internen Festplatte auf. Bevor Sie es verkaufen oder entsorgen, löschen Sie diese Festplatte: Die CNIL hat mehrfach Datenlecks durch ohne Löschung weitergegebene Kopierer sanktioniert.
• Funktioniert die portierte Nummer tatsächlich? Lassen Sie sich ein Testfax von einer externen Leitung schicken, nicht aus der eigenen Abteilung.
• Ist die Archivierungskette betriebsbereit? Testversand → empfangenes PDF → Ablage in der Akte → Bestätigung aufbewahrt. Fehlt ein Glied, schalten Sie nicht ab.

Dokumentieren Sie schließlich die Migration selbst: Umstellungsdatum, Nummer vorher/nachher, gewählter Dienstleister, Liste der informierten Kontakte. Dieses Dokument wird in zwei Jahren viel wert sein, wenn jemand fragt, warum ein Fax von 2024 nirgends auffindbar ist.

Was es wirklich kostet

Die 2026 beobachteten Größenordnungen für eine kleine französische Organisation:

Die direkte Ersparnis ist real, aber überschaubar. Der eigentliche Gewinn liegt anderswo: keine vertraulichen Dokumente mehr, die im Ausgabefach herumliegen, automatische Nachvollziehbarkeit und das Ende von Sendungen, die nachts scheitern, ohne dass es jemand merkt.

Häufige Fragen

Kann ich meine Faxnummer beim Wechsel zur digitalen Lösung behalten?

Ja, in der überwiegenden Mehrheit der Fälle. Die Rufnummernmitnahme gilt für geografische Nummern und erlaubt, Ihre Nummer zu einem Anbieter oder Online-Faxdienstleister zu übertragen. Besorgen Sie sich den RIO-Code (wählen Sie die 3179 von der Leitung aus) und rechnen Sie mit zehn Tagen bis zu einigen Wochen. Kündigen Sie die Leitung niemals, bevor die Portierung wirksam ist: Eine gekündigte Leitung gibt die Nummer frei und macht sie unwiederbringlich verloren.

Hat ein als PDF empfangenes Fax denselben Wert wie ein Papierfax?

Es kann sogar mehr wert sein – vorausgesetzt, es wird korrekt aufbewahrt. Artikel 1379 des französischen Zivilgesetzbuchs erkennt der zuverlässigen Kopie dieselbe Beweiskraft zu wie dem Original, sofern ihre Integrität dauerhaft gewährleistet ist. Ein mit Zeitstempel versehenes PDF, verbunden mit seiner Empfangsbestätigung und in einem nachvollziehbaren Archivsystem abgelegt, ist belastbarer als ein Thermoausdruck, der nach achtzehn Monaten verblasst.

Mein Gegenüber weigert sich, das Fax aufzugeben – was tun?

Nichts zwingt Sie dazu, etwas zu ändern. Ein Online-Faxdienst sendet an und empfängt von echten Faxnummern: Ihr Gegenüber nutzt sein Gerät unverändert weiter, während Sie auf Ihrer Seite mit PDF arbeiten. Genau darin liegt der Vorteil dieses Ansatzes gegenüber einem abrupten Wechsel zur E-Mail, der das Einverständnis beider Seiten voraussetzt.

Ist das analoge Telefonnetz in Frankreich bereits überall abgeschaltet?

Nein. Die Abschaltung erfolgt schrittweise und seit 2023 in geografischen Losen, mit einer Vorankündigung an die betroffenen Anschlussinhaber. Termine und Fortschritt werden von der Arcep und vom historischen Netzbetreiber veröffentlicht. Wenn Sie ein Schreiben zur technischen Abschaltung erhalten haben, betrachten Sie das darin genannte Datum als verbindliche Frist und nicht als Empfehlung.

Muss diese Änderung irgendwo gemeldet werden?

Es gibt keine allgemeine Pflicht, aber zwei Reflexe: Aktualisieren Sie Ihr Impressum und Ihre Vertragsunterlagen, falls die Faxnummer dort aufgeführt ist, und passen Sie Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach der DSGVO an, da Sie den Auftragsverarbeiter und den Speicherort für potenziell personenbezogene Dokumente wechseln.

Zusammenfassung

• Erst messen: Ziehen Sie zwölf Monate Faxjournal, um Ihre tatsächlichen Volumina und Ihre zehn wichtigsten Gegenstellen zu kennen.
• Sehr früh über die Nummer entscheiden: Portierung, Aufgabe mit Umleitung oder parallele neue Nummer. Kündigen Sie niemals, bevor die Portierung wirksam ist.
• Der Empfang ist das eigentliche Thema, nicht der Versand: gemeinsames Funktionspostfach, sofortige Ablage in der Fachakte, Verschlüsselung im Ruhezustand und definierte Aufbewahrungsdauer.
• HDS-zertifiziertes Hosting ist Pflicht, sobald Gesundheitsdaten fließen.
• Zweimal schriftlich informieren, Briefköpfe, Signaturen, Website und Verzeichnisse aktualisieren.
• Drei Monate Parallelbetrieb, dann das leere Journal prüfen, den Gerätespeicher löschen und die portierte Nummer von außen testen.
• Die Migration dokumentieren: Diese Notiz erspart Ihnen in zwei Jahren die Rekonstruktion der Vorgeschichte.

Welche Länder als Absende- und Zielländer möglich sind, erfahren Sie auf der Seite Verfügbare Länder; praktische Fragen zu Dateiformaten und fehlgeschlagenen Übertragungen behandelt die FAQ.