Faxe archivieren: Beweiskraft über 10 Jahre erhalten

Kurze Antwort: Ein Fax verliert seinen Wert nicht, weil es alt ist, sondern weil es schlecht aufbewahrt wurde. Seit der Verordnung vom 10. Februar 2016 verleiht Artikel 1379 des französischen Zivilgesetzbuchs der verlässlichen Kopie dieselbe Beweiskraft wie dem Original – vorausgesetzt, sie bietet eine „identische Wiedergabe von Form und Inhalt der Urkunde, deren Integrität im Laufe der Zeit gewährleistet ist". Das Dekret Nr. 2016-1673 vom 5. Dezember 2016 präzisiert, worin diese Gewährleistung besteht: digitaler Hashwert, Zeitstempel, Nachvollziehbarkeit. In der Praxis bedeutet das dreierlei: den Sendebericht zusammen mit dem Dokument aufbewahren, die Dateien in einem stabilen Format samt Hashwert einfrieren und ein Ereignisprotokoll führen, das belegt, dass nichts verändert wurde. Andernfalls ist ein Fax-PDF in einem gemeinsamen Ordner nur eine Datei wie jede andere.

Das eigentliche Risiko ist nicht der Versand, sondern die fünf Jahre danach

Dem Moment der Übermittlung wird viel Aufmerksamkeit gewidmet: Nummer prüfen, Deckblatt sorgfältig gestalten, einen „OK"-Bericht erhalten. Dann wandert das Dokument in einen Netzwerkordner, ein Postfach oder einen Karton. Drei Jahre später, wenn ein Rechtsstreit entsteht, stellt man fest, dass der Sendebericht verschwunden ist, dass das PDF umbenannt wurde und dass niemand weiß, wer es geöffnet hat oder ob es verändert wurde.

Ein Richter denkt jedoch nicht in Kategorien wie „Datei vorhanden / Datei nicht vorhanden". Er denkt in Glaubwürdigkeit. Ein spät vorgelegtes Beweisstück ohne Metadaten, ohne Spur seines Werdegangs und mit einem Dateidatum nach den fraglichen Ereignissen wird von der Gegenseite bestritten – und das oft mit Erfolg. Wie wir in unserer Analyse zur Beweiskraft des Fax vor Gericht ausführlich dargelegt haben, hängt die Beweiskraft eines Telefaxes vollständig von seinem dokumentarischen Umfeld ab. Die Archivierung ist genau dieses Umfeld.

Drei Szenarien tauchen in Kanzleien immer wieder auf:

• Der Sendebericht wurde ausgedruckt, an die Papierakte geheftet, und anschließend wurde die Papierakte ohne den Bericht digitalisiert, weil dieser als „technischer Nachweis" galt.
• Das empfangene Fax wurde vom Faxserver in ein PDF umgewandelt und dann nach 90 Tagen automatisch gelöscht – durch eine standardmäßig konfigurierte Aufbewahrungsrichtlinie.
• Das Dokument wurde zwar aufbewahrt, aber in einem proprietären Format (komprimiertes mehrseitiges TIFF, Format einer eingestellten DMS-Software), das im Jahr 2026 kein Werkzeug im Bestand mehr öffnen kann.

Keiner dieser drei Fälle ist ein Zufall. Es handelt sich um Mängel der Archivierungspolitik.

Was das Recht zur digitalen Kopie genau sagt

Artikel 1379 und sein Durchführungsdekret

Artikel 1379 des Zivilgesetzbuchs stellt den Grundsatz auf: „Die verlässliche Kopie hat dieselbe Beweiskraft wie das Original." Er fügt hinzu, dass die Verlässlichkeit vermutet wird – es also der Gegenseite obliegt, sie zu bestreiten –, wenn die Kopie aus einer Reproduktion stammt, die den durch Dekret festgelegten Bedingungen entspricht.

Das Dekret Nr. 2016-1673 zählt diese Bedingungen auf. Es verlangt, dass die Reproduktion originalgetreu und dauerhaft ist, was Folgendes voraussetzt:

• einen elektronischen Hashwert, der sicherstellt, dass jede spätere Veränderung der Kopie erkennbar ist;
• entweder eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur, ein elektronisches Siegel oder ein Verfahren mit gleichwertigen Garantien;
• einen Zeitstempel, der den Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung (EU-Verordnung Nr. 910/2014) entspricht;
• eine Aufbewahrung unter Bedingungen, die jede Veränderung ausschließen, mit Nachvollziehbarkeit der Vorgänge.

Beachten Sie das entscheidende Wort: Vermutung. Wenn Sie diese Punkte erfüllen, muss die Gegenseite nachweisen, dass Ihre Kopie manipuliert wurde – eine schwierige Aufgabe. Erfüllen Sie sie nicht, bleibt die Kopie zwar zulässig (der Beweis ist für Rechtstatsachen frei, Artikel 1358), aber Sie müssen den Richter überzeugen. Der Unterschied im prozessualen Komfort ist beträchtlich.

Die Norm NF Z42-013 und ihr internationales Pendant

Die von AFNOR veröffentlichte Norm NF Z42-013, international unter der Referenz ISO 14641 übernommen, beschreibt die Spezifikationen eines elektronischen Archivsystems (SAE) mit Beweiskraft. Sie ist als solche nicht verpflichtend, bildet aber die Referenz, an der Gerichtssachverständige und Auditoren ein System messen.

Ihre strukturgebenden Anforderungen:

Die Norm NF Z42-026 ergänzt das System für die originalgetreue Digitalisierung von Papierdokumenten – relevant, wenn Sie ein auf Thermopapier empfangenes Fax scannen, um es einer digitalen Akte beizufügen.

Der Service interministériel des Archives de France (SIAF) veröffentlicht darüber hinaus Referenzrahmen und Leitfäden zur elektronischen Archivierung im öffentlichen Sektor, die auch für private Einrichtungen nützlich sind: Sie erläutern insbesondere den Begriff der „Vertrauenskette" des Dokuments.

Der Sonderfall Thermopapier

Viele ältere Faxgeräte drucken noch auf Thermopapier. Dieser Träger verblasst: Durch Wärme, Licht oder schlicht durch die Zeit wird die Schrift blasser, bis sie nach wenigen Jahren unlesbar ist. Ein 2020 auf Thermopapier empfangenes und in einem exponierten Ordner abgelegtes Fax kann heute ein graues Rechteck sein.

Die Regel ist einfach: Jedes auf Thermopapier empfangene Fax sofort digitalisieren, unter Beachtung der Anforderungen an die verlässliche Kopie, und das Papier aufbewahren, solange es lesbar ist. Eine am Empfangstag durchgeführte Digitalisierung mit Zeitstempel ist unendlich viel wertvoller als eine drei Jahre später an einem beschädigten Dokument vorgenommene, von dem die Gegenseite behaupten kann, es sei unlesbar und damit unsicher.

Wie lange muss was aufbewahrt werden

Es gibt keine „Aufbewahrungsfrist für Faxe". Die Frist hängt vom Inhalt ab, nicht vom Übertragungsweg. Die nachstehenden Fristen sind die üblicherweise angewandten, abgeleitet aus dem Handelsgesetzbuch, dem Zivilgesetzbuch, dem Arbeitsgesetzbuch und dem Gesundheitsgesetzbuch; das Portal service-public.fr veröffentlicht dazu eine regelmäßig aktualisierte Übersicht.

Zwei Grundsätze bestimmen die Lesart dieser Tabelle.

Erster Grundsatz: Aufbewahren mindestens bis zum Ablauf der geltenden Verjährungsfrist. Es bringt nichts, einen Nachweis zu vernichten, wenn man auf seiner Grundlage noch verklagt werden kann.

Zweiter Grundsatz: Die DSGVO verbietet eine unbegrenzte Aufbewahrung. Artikel 5 Abs. 1 lit. e der Verordnung schreibt eine Speicherbegrenzung vor. Ein Fax mit personenbezogenen Daten – und die meisten enthalten solche – muss gelöscht oder in eingeschränkter Form archiviert werden, sobald der Zweck erfüllt ist. Die CNIL empfiehlt, drei Phasen zu unterscheiden: aktive Datenbasis, Zwischenarchivierung (eingeschränkter Zugriff, gerechtfertigt durch eine gesetzliche Pflicht oder einen möglichen Rechtsstreit), endgültige Archivierung oder Löschung. Eine Aufbewahrung „für alle Fälle", ohne festgelegte Dauer, ist für sich genommen ein Verstoß.

Bei Gesundheitsdokumenten ist dieses Spannungsverhältnis besonders ausgeprägt: Die Fristen des Gesundheitsgesetzbuchs sind lang, der Zugriff muss jedoch streng begrenzt sein. Diese besonderen Pflichten haben wir in unserem Beitrag über medizinische Faxe und Gesundheitsdaten behandelt.

Eine belastbare Archivierungskette aufbauen

Was zusammen aufbewahrt werden muss

Ein allein archiviertes Fax ist fast wertlos. Was den Beweis ausmacht, ist das Indizienbündel. Bewahren Sie systematisch in ein und derselben Archivierungseinheit auf:

1. Das übermittelte Dokument selbst, in exakt dem Zustand des Versands (vorzugsweise als PDF/A).
2. Das datierte Deckblatt mit Absender, Empfänger und Seitenzahl.
3. Den Sendebericht: Datum, Uhrzeit, angerufene Nummer, Anzahl der übertragenen Seiten, Dauer, Ergebnisvermerk und – sofern das Gerät sie liefert – die Kennung des Empfängerfaxgeräts (CSID).
4. Das Sendejournal des Zeitraums, das den Versand in eine schlüssige Abfolge von Aktivitäten einordnet.
5. Die etwaige Empfangsbestätigung: Antwort per Fax, Bestätigungs-E-Mail, in einer datierten Notiz festgehaltenes Telefonat.

Erst die Häufung dieser übereinstimmenden Elemente macht aus einem isolierten Dokument einen kaum anfechtbaren Beweis.

Der technische Handgriff: Hashwert und Zeitstempel

Konkret, gleich bei Anlage der Akte:

• Von jeder Datei einen SHA-256-Hashwert erzeugen und in einer Indexdatei festhalten, die ihrerseits mit einem Zeitstempel versehen wird.
• Das Ganze von einem Vertrauensdiensteanbieter mit einem Zeitstempel versehen lassen. Die Liste der in Frankreich qualifizierten Anbieter wird auf der Trusted List der ANSSI sowie auf der von der Europäischen Kommission geführten europäischen Vertrauensliste veröffentlicht.
• Idealerweise ein elektronisches Siegel der juristischen Person (Organisation) anbringen, das für einen wiederkehrenden Dokumentenfluss besser geeignet ist als eine persönliche Signatur.

Diese Vorgänge sind längst nicht mehr großen Organisationen vorbehalten: Die meisten digitalen Safe-Lösungen und Online-Faxdienste integrieren sie standardmäßig. Prüfen Sie lediglich in den Nutzungsbedingungen, ob der Zeitstempel tatsächlich eIDAS-qualifiziert ist und nicht bloß ein von der Software gespeichertes „Datum"-Feld.

Das Ereignisprotokoll

Es ist das Element, das Sachverständige zuerst prüfen – und das Organisationen am häufigsten vergessen. Das Protokoll muss unveränderbar erfassen: die Einlieferung des Dokuments, jeden Zugriff mit Angabe des Nutzers, jeden Export, jede Formatmigration, jede Integritätsprüfung und die endgültige Vernichtung. Ein korrekt geführtes Protokoll macht die Anfechtung der Integrität praktisch unmöglich.

Die Formatmigration

Zehn Jahre sind im Maßstab von Software eine lange Zeit. Eine Langzeitstrategie sieht regelmäßige Integritätsprüfungen (Neuberechnung der Hashwerte mindestens einmal jährlich) und dokumentierte Migrationen in weiterhin lesbare Formate vor. Jede Migration muss im Protokoll nachvollziehbar sein, unter Aufbewahrung des früheren und des neuen Hashwerts. Eine stillschweigende Migration ist ein Bruch der Vertrauenskette.

Die fünf Fehler, die eine Archivierung ruinieren

1. Speichern ist nicht archivieren. Ein gemeinsamer Ordner, ein NAS, eine Consumer-Cloud: Das sind Speicherorte. Dateien lassen sich dort ändern, verschieben, überschreiben. Keinerlei Verlässlichkeitsvermutung knüpft sich daran.

2. Dateien umbenennen. Jede Umbenennung verändert die Metadaten und schwächt die Kohärenz der Akte. Die Namen müssen beim Eingang festgelegt werden und danach unverändert bleiben; Suchbedürfnisse löst man über Index-Metadaten, nicht über den Dateinamen.

3. Nur das „saubere" PDF aufbewahren. Viele Einrichtungen scannen oder drucken ein Fax erneut, um ein besser lesbares Dokument zu erhalten, und werfen das Original weg. Damit geht die materielle Spur der Übermittlung verloren.

4. Die Standard-Aufbewahrung belassen. Faxserver und Fax-to-Mail-Gateways löschen häufig nach 30, 60 oder 90 Tagen. Dieser Wert muss anhand des Aufbewahrungsplans festgelegt und nicht aus einer Werkskonfiguration übernommen werden.

5. Backup und Archivierung verwechseln. Ein Backup dient dazu, ein System nach einem Zwischenfall wiederherzustellen; es wird turnusmäßig überschrieben. Eine Archivierung dient dem Beweis; sie ist unveränderlich. Beides ist notwendig und ersetzt einander nicht.

Häufige Fragen

Genügt ein im PDF-Format archiviertes Fax vor Gericht?

Es ist zulässig, doch seine Beweiskraft hängt davon ab, was es begleitet. Ein einzelnes PDF ohne Sendebericht und ohne Zeitstempel wird lediglich als Indiz gewertet. Dasselbe PDF mit zugehörigem Sendebericht, von einem qualifizierten Anbieter mit Zeitstempel versehen und in ein nachvollziehbares System eingeliefert, genießt die Verlässlichkeitsvermutung des Artikels 1379 des Zivilgesetzbuchs.

Darf ich das Papieroriginal nach der Digitalisierung vernichten?

Ja, sofern die Kopie den Bedingungen des Dekrets vom 5. Dezember 2016 (verlässliche Kopie) entspricht. Bei Thermopapier, das sich zersetzt, ist dies sogar empfehlenswert. Vorsicht jedoch: Bestimmte Rechtsakte erfordern die Aufbewahrung des unterzeichneten Originals – insbesondere öffentliche Urkunden und bestimmte Wertpapiere. Im Zweifelsfall bei einem verpflichtenden Dokument: Papier aufbewahren.

Braucht man ein zertifiziertes elektronisches Archivsystem?

Die Zertifizierung nach NF Z42-013 / ISO 14641 ist keine gesetzliche Pflicht, außer bei besonderen branchenspezifischen Regelungen. Sie ist jedoch ein sehr starkes Argument im Streitfall und wird von öffentlichen Auftraggebern häufig verlangt. Für eine kleine Struktur bietet bereits ein digitaler Safe nach der Norm NF Z42-020 ein ernstzunehmendes Garantieniveau.

Wie lange muss ein Sendebericht aufbewahrt werden?

So lange wie das Dokument, auf das er sich bezieht. Der Bericht ist nur in Verbindung mit dem Fax von Nutzen: Sie zu trennen oder für den Bericht eine kürzere Frist anzusetzen, nimmt dem Dokument seinen Sendenachweis genau in dem Moment, in dem man ihn brauchen würde.

Zwingt mich die DSGVO, Faxe zu löschen, die ich gesetzlich aufbewahren muss?

Nein. Artikel 17 Abs. 3 lit. b DSGVO sieht ausdrücklich vor, dass das Recht auf Löschung nicht gilt, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht erforderlich ist. Sie müssen jedoch den Zugriff auf diese Archive beschränken und die Rechtsgrundlage ihrer Aufbewahrung in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis dokumentieren.

Ist ein über einen Onlinedienst versendetes Fax besser archiviert?

Häufig ja, denn diese Dienste erzeugen automatisch eine zeitgestempelte Bestätigung und führen serverseitig ein Protokoll. Prüfen Sie jedoch zwei Punkte in den AGB: die angebotene Aufbewahrungsdauer und die Möglichkeit, Ihre Beweismittel zu exportieren. Ein Protokoll, das Sie nicht extrahieren können, verschwindet mit dem Anbieter. Die Bedingungen der einzelnen Dienste finden Sie ausführlich in unseren häufig gestellten Fragen.

Zusammenfassung

• Artikel 1379 des Zivilgesetzbuchs und das Dekret vom 5. Dezember 2016 stellen die verlässliche Kopie dem Original gleich: Hashwert, eIDAS-Zeitstempel, Nachvollziehbarkeit.
• Die Norm NF Z42-013 / ISO 14641 definiert das Archivsystem mit Beweiskraft; NF Z42-026 regelt die originalgetreue Digitalisierung.
• Die Aufbewahrungsfrist richtet sich nach dem Inhalt, nicht nach dem Fax: 10 Jahre für Buchhaltungsbelege, 5 Jahre im allgemeinen Recht, 20 Jahre für eine Krankenhausakte.
• Die DSGVO verlangt eine Begrenzung der Aufbewahrung: Definieren Sie drei Phasen (aktiv, Zwischenarchiv, endgültig) und dokumentieren Sie sie.
• Archivieren Sie das Fax zusammen mit Deckblatt, Sendebericht und Sendejournal: Erst das Indizienbündel schafft den Beweis.
• Digitalisieren Sie jedes auf Thermopapier empfangene Fax sofort, denn es verblasst innerhalb weniger Jahre.
• Verwechseln Sie niemals Speicherung, Backup und Archivierung: Nur Letztere ist dafür gemacht, zu beweisen.