Faks ve kira: kiracıya ve ev sahibine

Kısa cevap: Fransa'daki bir kira ilişkisinde faks, kanunun dayattığı bir şeklin yerini asla tutmaz. Hem kiracının hem de ev sahibinin fesih bildirimi (congé) 6 Temmuz 1989 tarihli kanunun 15. maddesine tabidir: iadeli taahhütlü mektup, imza karşılığı elden teslim ya da icra memuru (commissaire de justice) işlemi — başka yolu yok. Buna karşılık faks, kira sözleşmesinin etrafında çok yararlı olmaya devam eder: bir saat içinde kapanacak bir emlak ajansına başvuru dosyası iletmek, bir yöneticiye onarım fiyat teklifi göndermek, ev sahibini süren bir su hasarı konusunda uyarmak, süre dolmadan itiraz edilen bir aidat mahsubuna (régularisation de charges) yanıt vermek ya da imzalı bir teslim tutanağını (état des lieux) bir vekile ulaştırmak. Üç kural: önce metnin istediği şekli belirleyin, faksın gönderim tarihini asla bildirim tarihi sanmayın ve iletim raporunu gönderilen sayfaların birebir kopyasıyla birlikte arşivleyin.

Ön ayrım: zorunlu şekil, serbest şekil, önerilen şekil

Kira, kanun koyucunun her bilginin nasıl iletilmesi gerektiğini metin metin yazma zahmetine katlandığı medeni hukukun ender alanlarından biridir. Bu bir şanstır: göndermeden önce okumak yeterlidir.

Zorunlu şekil. Metin "iadeli taahhütlü mektupla, icra memuru işlemiyle ya da makbuz veya imza karşılığı elden teslimle" der. Başka her şekil geçersizlik ya da ileri sürülemezlik riski doğurur. Kiracının ve ev sahibinin fesih bildirimi (6 Temmuz 1989 tarihli 89-462 sayılı kanun, 15. madde, I) bu kategoriye girer; satış amacıyla fesih bildiriminde kiracıya yapılan satış teklifi de öyle.

Serbest şekil. Metin hiçbir şey söylemez ya da yalnızca "bilgilendirir" der. Olağan yönetim yazışmalarının çoğu böyledir: kombi arızasının bildirilmesi, yapısal olmayan onarımlar için izin talebi, konut sigortası belgesinin iletilmesi (her yıl zorunlu ama şekli serbest), sayaç endeksinin gönderilmesi. Burada faks tamamen kabul edilebilirdir ve çoğu zaman bir taahhütlü mektuptan daha hızlıdır.

Önerilen şekil. Metin bunu dayatmaz, ama içtihat tarihli bir kanıtı olanı ödüllendirir. Onarım yapılması için ihtar, depozitodan yapılan bir kesintiye itiraz, bir aidat mahsubuna yanıt: hiçbir şey taahhütlü mektubu zorunlu kılmaz, ancak koruma uyuşmazlıkları hâkimi (juge des contentieux de la protection) önünde zaman damgası sunan taraf zaman kazanır.

Hayatta kalma kuralı: metinde ya da kira sözleşmenizde "recommandé" (taahhütlü) kelimesi geçiyorsa, hiçbir faks, hiçbir e-posta, hiçbir SMS onun yerini tutmaz. Kelime geçmiyorsa faks ciddi bir seçenek haline gelir.

Faks bir kira dosyasında gerçekte neyi kanıtlar

Faks bir iletim raporu üretir: tarih, saat, aranan numara, sayfa sayısı, iki cihaz arasındaki müzakerenin sonucu. Bu teknik bir belgedir, resmî bir senet değildir. Bir mahkeme önünde, tarafların davranışlarıyla güçlenen bir yazılı delil başlangıcı (commencement de preuve par écrit) değerindedir.

Sağlam biçimde ortaya koyduğu şeyler:

• Gönderim anı. Üçüncü bir cihaz tarafından üretilen, geriye tarih atılması zor bir tarih ve saat.
• Teknik alıcı. Kira sözleşmesinde, kira makbuzlarında ya da ajansın antetli kâğıdında yayımlanan numarayla karşılaştırılan aranmış bir numara.
• Hacim. Arşivlediğiniz kopyayla birebir örtüşmesi gereken iletilen sayfa sayısı.

Ortaya koymadığı şeyler:

• Okunduğu. Varışta kimse hiçbir şey imzalamadı. Postanın alındı belgesi ise bir imza taşır.
• İçeriğin kendisi. Rapor sayfaları yeniden üretmez. Gönderilen kopyayı onunla birlikte, aynı dosyada, aynı tarihle arşivleme zorunluluğu buradan gelir.
• İmzalayanın kimliği. Faks komşunuzun ya da bir dükkânın numarasından giderse, sizi gönderime hiçbir şey bağlamaz. Onayı kendi e-posta adresinize gönderen bir çevrimiçi faks hizmeti çok daha sağlamdır.

Hacimli dosyalar için — örneğin fotoğraf ekli on sayfalık bir giriş teslim tutanağı — taramanın kalitesi alınan belgenin okunabilirliğini belirler. Gri tonlamada 300 dpi çıktı verebilen bir otomatik besleyicili belge tarayıcı, varışta okunmaz gri sayfaları ve kararan fotoğraf eklerini önler. Uyulması gereken ayarları kâğıt belgelerin taranması rehberimizde ayrıntılı olarak anlattık.

Faksın fark yarattığı altı kira durumu

1. Kapanıştan önce ulaşması gereken başvuru dosyası

Bir ajans, saat 18.00'den önce gelen en eksiksiz dosyanın ev sahibine sunulacağını duyurur. Belgeleriniz var, yakında tarayıcı yok, ama bir dükkân ya da bir çevrimiçi faks var. Zaman damgalı faks, bir öncelik uyuşmazlığı çıkarsa size ileri sürülebilir bir önceliği sağlar. Dikkat: başvuru dosyası hassas belgeler içerir. 5 Kasım 2015 tarihli 2015-1437 sayılı kararname, istenebilecek belgelerin listesini sınırlı olarak belirler — maaş bordroları, vergi bildirimi, ikamet belgesi. Listede olmayan hiçbir şeyin (hesap özeti, sağlık durumu belgesi, ayrıntılı banka bilgileri) ne bir faksta ne de başka bir yerde işi yoktur.

2. Süren bir hasar

Sızıntı, nem, kışın ortasında çalışmayan kombi: 1989 tarihli kanunun 6. maddesi ev sahibine insana yakışır (décent) bir konut teslim etme ve gerekli onarımları yapma yükümlülüğü getirir. Kiracının bildirimini tarihlendirmesinde büyük yarar vardır. Aynı akşam gönderilen, iki okunaklı fotoğraf ve olgusal bir açıklama içeren bir faks, altı ay sonra tazminat sorusu gündeme geldiğinde ev sahibinin itiraz edemeyeceği bir iz oluşturur. Durum sürerse bir taahhütlü mektupla destekleyin.

3. Depozitodan kesintiye itiraz

Ev sahibinin depozitoyu iade etmek için, çıkış teslim tutanağı giriş tutanağıyla uyumluysa anahtarların tesliminden sonra bir ayı, değilse iki ayı vardır (1989 tarihli kanun, 22. madde). Bu süre geçtikten sonra borçlu olunan tutar, başlayan her gecikme ayı için aylık kiranın %10'u kadar artırılır. Bir kesintiye itiraz eden kiracının itirazını hızla, kesin tarihle ve itiraz edilen kalemlerin satır satır ayrıntısıyla göndermesinde yarar vardır. Faks işi görür ve size teyit amaçlı taahhütlü mektubu hazırlamak için geceyi bırakır.

4. İtiraz edilen aidat mahsubu

Ev sahibi, hesap dökümünün gönderilmesinden sonraki altı ay boyunca aidatların destekleyici belgelerini kiracının kullanımına hazır tutmak zorundadır. Kat mülkiyetinde bu, yöneticinin (syndic) hesap özetlerinin dolaşıma sokulmasını gerektirir. Faks birkaç sayfalık bir döküm için kabul edilebilir bir kanaldır, ancak sınırlarını çabuk gösterir: okunmaz dağıtım tabloları, kesilen sütunlar. Bu tür bir gönderimde yatay format ve en az 10 punto yazı tipini tercih edin.

5. Gün içinde onaylanması gereken onarım teklifi

Bir ustanın pazartesi boş günü var, yönetici seyahatte, kimse e-postalarına bakmıyor. Antetli kâğıtta yayımlanan ajans numarasına gönderilen faks, çoğu zaman bir ofiste hâlâ çalan tek kanaldır. Tutar, süre ve imza içeren bir onay formu (bon pour accord) tek sayfaya sığar.

6. Yönetim vekâleti ve bir vekille yazışmalar

Ev sahibi, 2 Ocak 1970 tarihli Hoguet kanunu kapsamında mesleki kart sahibi bir ajans aracılığıyla çalıştığında, vekâlet bunu öngörüyorsa bildirimler ajanstan gitmeli ya da ajansa gönderilmelidir. Yanlış muhataba gönderilen bir faks — vekâlet münhasırken doğrudan mülk sahibine — ileri sürülemez sayılabilir. Numarayı çevirmeden önce alıcının sıfatını kontrol edin.

Fesih bildirimi: kırmızı bölge

Hataların en pahalıya mal olduğu ve faksın her zaman yetersiz kaldığı nokta budur.

İhbar süresi mektubun alındığı, tebliğin yapıldığı ya da elden teslimin gerçekleştiği tarihten itibaren işler — asla gönderim tarihinden değil. Klasik hata şudur: bir kiracı, konutu üç ay sonra boşaltacağını düşünerek fesih bildirimini ayın 30'unda postalar, mektup ayın 3'ünde sunulur ve ihbar süresi o kadar kayar. 30'unda gönderilen bir faks hiçbir şeyi telafi etmez: yasal başlangıç noktası üzerinde hiçbir etkisi yoktur.

Gönderim tarihi ile hüküm doğurma tarihi arasındaki ayrım konusunda faksın hâkim önündeki delil değeri hakkındaki yazımız uygulanabilir içtihadı ayrıntılı olarak açıklıyor.

Gizlilik: kira sözleşmesi kişisel veri içeren bir belgedir

Bir kira sözleşmesi tarafların tam kimliğini, adreslerini, çoğu zaman doğum tarihlerini, bazen de bir belgenin içine sıkışmış bir sosyal güvenlik numarasını içerir. Bir başvuru dosyası gelir bilgilerini içerir. Fransız veri koruma otoritesi CNIL, emlak profesyonellerine yönelik olarak toplanan verilerin asgariye indirilmesi ve seçilmeyen adayların dosyalarının saklama süresi — rıza yoksa en fazla üç ay — konusunda birçok hatırlatma yayımlamıştır.

Somut olarak, göndermeden önce:

• Kapak sayfası zorunludur. Alıcının adı, birim, sayfa sayısı, "gizli belge — alıcı siz değilseniz lütfen imha edin" ibaresi. Hukuken korumaz, ama yanlış kata düşen bir faksın merakla okunmasını önler.
• Seçici karartma. İstenemeyecek olanı gizleyin: eksiksiz banka bilgileri, vergi numarası, sağlık verileri. Bir rulo opak düzeltme bandı ya da pigment mürekkepli siyah bir kalem kâğıt bir asılda işi görür — klasik bir fosforlu kalem metni ışığa tutulduğunda okunur bırakır.
• İki haneli kontrol. Onaylamadan önce numaranın son iki hanesini yüksek sesle okuyun. Emlak sektöründe numara hataları sıktır, çünkü ajanslar ofis değiştirir ve eski antetli kâğıtlarını kullanmaya devam eder. Hata yine de yapılırsa, yanlış numaraya gönderilen faks rehberimiz ilk 72 saatte izlenecek yolu veriyor.
• Taslakların imhası. Deneme sayfaları, başarısız karartılmış asıllar, not alınmış teslim tutanakları ofisin çöp kutusunda değil, çapraz kesimli bir evrak imha makinesinde son bulmalıdır.

Arşivlemek: on sekiz ay sonra kurtaran alışkanlık

Bir kira uyuşmazlığı nadiren aynı hafta içinde başlar. Çıkışta, depozito gelmediğinde ya da iki yıl sonra, ev sahibi kiracıya ait onarımları talep ettiğinde ortaya çıkar. O anda, arşivlediğiniz şey her şeyi değiştirir.

Dayanan yöntem:

1. Her konut için bir klasör, asla yıla göre değil.
2. Her gönderim için bir alt klasör, YYYY-AA-GG-konu adıyla.
3. Gönderim başına üç dosya: iletilen sayfaların birebir PDF'i, iletim raporu ve bağlamı hatırlatan tek satırlık bir not ("2025 aidat mahsubuna yanıt, altı aylık süre 12/03'ten beri işliyor").
4. Çevrimdışı bir kopya. Bir harici disk ya da bir şifreli USB bellek, kira sözleşmesinin sonunda eksiksiz dosyayı saklar; çevrimiçi faks hesapları geçmişlerini bazen on iki ya da yirmi dört ay sonra siler.
5. Kâğıt asıllar, ev sahibinin talep üzerine ücretsiz vermek zorunda olduğu kira makbuzlarıyla (1989 tarihli kanun, 21. madde) birlikte kapaklı bir arşiv kutusunda.

Kira ve aidat ödemesi davalarında zamanaşımı üç yıldır (1989 tarihli kanun, 7-1. madde). Asgari arşivleme ufkunuz budur; depozito ve hasarlarla ilgili davalar için temkinli olarak beş yıl.

Sık sorulan sorular

Faksla gönderilen bir fesih bildirimi geçersiz midir?

Teknik anlamda "geçersiz" değildir: etkisizdir. İhbar süresini başlatmaz ve kira sözleşmesinden doğan yükümlülüklerden kurtarmaz. Ev sahibi çekince koymadan yanıt verir ve anahtarların önerilen tarihte teslimini kabul ederse, içtihat bazen ortak iradenin şeklin yerini tuttuğunu kabul eder — ama bu bir kumardır, bir strateji değil. Bir taahhütlü mektup gönderin.

İmzalı çıkış teslim tutanağımı fakslayabilir miyim?

Evet, ajansın postayı beklemeden depozito iadesini başlatması için bir çalışma kopyası olarak. İki tarafça imzalanan asıl, taraf sayısı kadar nüsha olarak düzenlenmelidir (1989 tarihli kanun, 3-2. madde) ve her taraf kendi nüshasını saklar. Faks hızlandırır, yerini tutmaz.

Ajansımın artık faks cihazı yok, ne yapmalı?

Analog hatların satışının durdurulmasından bu yana bu giderek daha sık görülüyor. Yazılı olarak geçerli bir faks numarası ya da bir belge teslim adresi isteyin. Bu olmazsa imza karşılığı elden teslim her zaman mümkün ve ücretsizdir: şekli zorunlu işlemler için taahhütlü mektupla tamamen aynı değerdedir.

Faks sosyal konut başvurusu için kabul edilir mi?

Sosyal konut sağlayıcıları artık ulusal çevrimiçi kayıt sistemi üzerinden başvuru istiyor. Faks, hâlâ numara yayımlayan yerel bir şubeye ek belge iletmek için kullanılabilir, asla başvurunun kendisini yapmak için değil.

Faksla alınan kira makbuzlarını saklamak gerekir mi?

Evet, hem de uzun süre. Faksla alınan bir makbuz bir kopyadır; ödeme kanıtı olarak kullanılabilir kalır, ancak termal kâğıda basılmışsa zamanla okunabilirliğini kaybeder. Tarayın ya da ev sahibinin açık rızanızla iletebileceği elektronik formatta makbuz isteyin.

Özetle

• Faks zorunlu bir şeklin yerini asla tutmaz: fesih bildirimi, ödeme emri ve satış teklifi taahhütlü mektup, icra memuru işlemi ya da imza karşılığı teslim gerektirir.
• İhbar süresi alımdan itibaren işler, asla gönderimden değil. Tarihli bir faks hiçbir yasal süreyi kaydırmaz.
• Geri kalan her şey için — bildirimler, fiyat teklifleri, itirazlar, ek belgeler — faks hızlı, tarihli ve bir yazılı delil başlangıcı olarak kabul edilebilirdir.
• İletim raporunu ve sayfaların birebir kopyasını birlikte arşivleyin; ikisi olmadan elinizde hiçbir şey yoktur.
• Verileri asgariye indirin: bir kiracı adayından yalnızca 5 Kasım 2015 tarihli kararnamenin listesindeki belgeler istenebilir.
• En az üç yıl saklayın, depozito konularında temkinli olarak beş yıl.

EnvoiFaxGratuit yalnızca Fransa'daki numaralara gönderim yapar; tek sayfalık fakslar ücretsiz ve sınırsızdır. Numara formatları ve kabul edilen dosyalar için kullanılabilir ülkeler sayfamıza ve SSS bölümüne göz atın.